Bất cứ cuộc họp nào trong doanh nghiệp cũng cần biên bản nhằm ghi lại những thông tin quan trọng. Tuy nhiên không phải ai cũng có kỹ năng lập biên bản họp một cách hiệu quả. Mẫu biên bản cuộc họp sẽ giúp bạn hệ thống hóa các nội dung chính, các quyết định và nhiệm vụ được giao, hỗ trợ theo dõi tiến độ công việc sau buổi họp. Nếu bạn chưa có một mẫu biên bản họp chuẩn để áp dụng tại doanh nghiệp, hãy tham khảo ngay những mẫu file mà MISA AMIS giới thiệu trong bài viết này.
1. Biên bản cuộc họp là gì?
Biên bản cuộc họp là tài liệu ghi chép lại toàn bộ nội dung của một cuộc họp, bao gồm thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, nội dung thảo luận, các quyết định được đưa ra và nhiệm vụ được phân công.
Đây là tài liệu quan trọng giúp lưu trữ thông tin, đảm bảo tính minh bạch và làm cơ sở để theo dõi tiến độ công việc sau cuộc họp. Biên bản cuộc họp có thể được lập dưới dạng văn bản giấy hoặc file điện tử, thường do thư ký hoặc người được chỉ định ghi chép và xác nhận bởi các bên liên quan.
2. Vai trò của biên bản cuộc họp
Biên bản cuộc họp đóng vai trò quan trọng trong việc ghi nhận lại toàn bộ nội dung thảo luận, các quyết định và trách nhiệm được phân công trong cuộc họp. Đây không phải là tài liệu có hiệu lực pháp lý, tuy nhiên lại là căn cứ quan trọng để xác nhận các sự kiện đã diễn ra trong nội bộ cuộc họp.
Thông qua biên bản họp, người tham dự có thể rà soát lại các chỉ đạo từ lãnh đạo, những ý kiến đóng góp của các bên liên quan, từ đó điều chỉnh và triển khai công việc hiệu quả hơn. Việc nhận hoặc ký tên vào biên bản cũng đồng nghĩa với việc xác nhận trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ đã được giao.
Đồng thời, biên bản còn giúp những người có liên quan theo dõi tiến độ và kiểm tra công việc trước khi bước vào các cuộc họp tiếp theo có cùng nội dung.
3. Những yêu cầu khi soạn thảo biên bản cuộc họp
Để cuộc họp diễn ra hiệu quả, cần chủ động trong việc soạn thảo biên bản và tuân thủ một số yêu cầu nhất định. Dưới đây là những yêu cầu dành cho thư ký cuộc họp:
3.1 Chuẩn bị trước mẫu biên bản cuộc họp
Để đảm bảo nội dung cuộc họp được ghi chép đầy đủ và chính xác, người ghi biên bản nên chuẩn bị sẵn một mẫu biên bản theo đúng nhu cầu sử dụng của công ty. Điều này giúp việc ghi chép diễn ra nhanh chóng, tránh bỏ sót thông tin quan trọng, đặc biệt khi cuộc họp có nhiều nội dung cần theo dõi.
Một biên bản tiêu chuẩn cần có các mục như: thời gian, địa điểm họp; danh sách người tham dự; nội dung chính; kết luận và trách nhiệm được phân công.
3.2 Ghi chép nhanh và đầy đủ
Thư ký cuộc họp cần có kỹ năng lắng nghe, chọn lọc thông tin và ghi chép nhanh để đảm bảo không bỏ sót nội dung quan trọng. Việc sử dụng sổ ghi chép hoặc thiết bị điện tử có thể hỗ trợ lưu trữ thông tin một cách hiệu quả, đặc biệt trong những trường hợp không thể ghi âm.
3.3 Trình bày nội dung có trọng tâm rõ ràng
Một biên bản họp hiệu quả cần tập trung vào những nội dung trọng tâm của cuộc họp, giúp người xem có thể dễ dàng nắm bắt được thông tin quan trọng mà không phải đọc quá nhiều chi tiết dư thừa. Việc diễn đạt ngắn gọn, súc tích sẽ giúp biên bản trở nên hiệu quả hơn.
3.4 Đảm bảo tính chính xác và trung thực
Mọi thông tin trong biên bản cần phản ánh đúng diễn biến của cuộc họp, không thêm bớt hoặc diễn giải theo ý chủ quan. Sau khi hoàn thành, biên bản nên được trình bày lại cho các thành viên tham gia xác nhận, chỉnh sửa nếu cần. Một số cuộc họp đặc biệt quan trọng cần chữ ký xác nhận từ các thành viên tham gia vào biên bản để đảm bảo trách nhiệm chung.
4. Hướng dẫn viết biên bản cuộc họp
Làm thế nào để soạn thảo biên bản họp hiệu quả? Hãy liệt kê các thành phần trong biên bản họp và hoàn thiện từng nội dung. Mặc dù không có quy định pháp luật cụ thể về hình thức, nội dung biên bản cuộc họp, tuy nhiên theo kinh nghiệm của MISA AMIS, biên bản thường có bố cục như sau:
- Chủ đề chính: Xác định nội dung cốt lõi cần thảo luận.
- Bộ phận tổ chức: Ghi rõ cơ quan, đơn vị hoặc doanh nghiệp tổ chức cuộc họp.
- Người chủ trì: Ghi rõ người điều hành cuộc họp, đưa ra các vấn đề trọng tâm và tổng hợp ý kiến để đi đến quyết định.
- Thư ký: Đảm nhiệm việc điểm danh, ghi chép toàn bộ nội dung cuộc họp và lập biên bản.
- Thành phần tham dự: Nêu đầy đủ các đại diện phòng ban hoặc cá nhân liên quan.
- Nội dung cuộc họp: Ghi lại các vấn đề được trình bày, thảo luận, ý kiến đóng góp của các thành viên. Bạn có thể ghi chép nhanh tất cả các ý kiến, sau cuộc họp sắp xếp lại và chọn lọc các thông tin quan trọng nhất, loại bỏ các thông tin dài dòng, lan man, trùng lặp.
- Kết luận cuộc họp: Tổng hợp các ý kiến thống nhất và quyết định cuối cùng.
5. Mẫu biên bản cuộc họp mới nhất
Bạn đọc có thể tải về các mẫu biên bản họp và chỉnh sửa theo nhu cầu sử dụng tại từng cuộc họp cụ thể. Các mẫu này được thiết kế sẵn với bố cục đầy đủ, giúp bạn dễ dàng ghi chép và lưu trữ thông tin một cách chuyên nghiệp.
5.1 Mẫu biên bản cuộc họp chung
Mẫu biên bản này giúp ghi lại nội dung các cuộc họp thông thường trong doanh nghiệp hoặc tổ chức. Nó bao gồm các thông tin về thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, nội dung thảo luận và kết luận cuộc họp.
Tải mẫu biên bản họp chung
5.2 Mẫu biên bản cuộc họp giao ban
Mẫu này được sử dụng để ghi chép nội dung các cuộc họp giao ban định kỳ của công ty, phòng ban hoặc bộ phận. Biên bản giúp tổng hợp tình hình hoạt động, tiến độ công việc và kế hoạch trong thời gian tới.
Tải mẫu biên bản họp giao ban
5.3 Mẫu biên bản cuộc họp cổ đông
Mẫu biên bản này dành cho các cuộc họp giữa các cổ đông của công ty. Nó ghi nhận các nội dung quan trọng như báo cáo tài chính, phương hướng hoạt động, quyết định phân chia lợi nhuận và các nghị quyết được thông qua.
Tải mẫu biên bản họp cổ đông
5.4 Mẫu biên bản cuộc họp chi bộ
Mẫu này được sử dụng trong các cuộc họp chi bộ Đảng, giúp ghi chép nội dung thảo luận, góp ý, phương hướng công tác, kiểm điểm đảng viên và các nghị quyết được thông qua theo quy định.
Tải mẫu biên bản họp chi bộ
6. Quản lý cuộc họp với giải pháp số hóa từ MISA AMIS
Nhiều doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc quản lý cuộc họp khi lịch trình chồng chéo, nội dung thiếu trọng tâm, biên bản họp không được lưu trữ đầy đủ, dẫn đến hiệu quả họp kém. Việc theo dõi nhiệm vụ sau họp cũng không rõ ràng, khiến tiến độ công việc bị trì trệ. MISA AMIS mang đến giải pháp số hóa quản trị doanh nghiệp toàn diện. Trong đó các tính năng quản lý nhân sự, các cuộc họp và công việc đều được tối ưu!
Dùng thử miễn phí trọn bộ MISA AMIS
Quản lý toàn bộ thông tin nhân sự: Dễ dàng sắp xếp, tra cứu những người liên quan đến cuộc họp
Quản lý họp: Đăng ký phòng họp online và nhắc lịch họp, đồng bộ lịch họp với email.
Quản lý tài liệu cuộc họp: Lưu trữ, chia sẻ tài liệu trực tuyến, dễ dàng truy cập và cập nhật thông tin, tránh tình trạng văn bản bị phân tán thiếu kiểm soát và sai lệch.
Theo dõi và phân công công việc: Giao nhiệm vụ sau cuộc họp, thiết lập deadline và giám sát tiến độ thực hiện.
Tích hợp đa nền tảng: Sử dụng trên máy tính và điện thoại, dễ dàng quản lý cuộc họp, công việc và toàn bộ doanh nghiệp.
Doanh nghiệp quan tâm đến tự động hóa cách thức quản trị nhân sự và quản trị doanh nghiệp hãy đăng ký TẠI ĐÂY để nhận tư vấn chi tiết hơn.
7. Kết luận
Việc lập biên bản cuộc họp chính xác, đầy đủ không chỉ giúp nâng cao chất lượng cuộc họp mà còn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhiệm vụ sau đó một cách hiệu quả hơn. Hy vọng những hướng dẫn lập biên bản họp và mẫu biên bản mà MISA AMIS HRM chia sẻ sẽ giúp ích cho bạn đọc trong các cuộc họp và công việc.
