I. Giới thiệu: Cơ sở pháp lý về chế độ công tác phí
Việc thanh toán và quyết toán công tác phí là một nghiệp vụ kế toán quan trọng, đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về tài chính và thuế. Mặc dù các văn bản pháp luật không quy định “mẫu bảng kê” chung cho mọi loại hình doanh nghiệp, nhưng đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) và các doanh nghiệp lớn, việc sử dụng các mẫu biểu tiêu chuẩn là điều bắt buộc.
Hiện nay, cơ sở pháp lý quan trọng nhất quy định về chế độ công tác phí tại Việt Nam là:
-
Thông tư 40/2017/TT-BTC ngày 28/04/2017 của Bộ Tài chính, quy định chi tiết về chế độ công tác phí và chế độ chi hội nghị áp dụng cho các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập.
-
Thông tư 12/2025/TT-BTC (được cập nhật theo thông tin mới) của Bộ Tài chính, dự kiến có những điều chỉnh quan trọng về mức phụ cấp lưu trú, khoán chi và tiêu chuẩn phương tiện đi lại.
Đối với các đơn vị HCSN, mẫu biểu được sử dụng phổ biến nhất là Giấy thanh toán công tác phí (Mẫu C28-HD).
II. Giấy Thanh Toán Công Tác Phí (Mẫu C28-HD)
Đây là mẫu biểu kế toán bắt buộc áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, ban hành kèm theo các văn bản hướng dẫn chế độ kế toán Nhà nước. Giấy thanh toán này đóng vai trò là bảng tổng hợp các chi phí phát sinh trong quá trình cán bộ đi công tác và là căn cứ để làm thủ tục hoàn ứng/quyết toán.
1. Cấu trúc và Nội dung chính
Mẫu C28-HD bao gồm 3 phần chính, thể hiện sự đối chiếu giữa số tiền đã tạm ứng và số tiền chi thực tế:
Phần
Nội dung
Mục đích
Phần I
Các khoản đã nhận tạm ứng
Ghi rõ số tiền đã được cơ quan ứng trước cho chuyến công tác.
Phần II
Các khoản chi thực tế
Chi tiết các khoản chi: Phương tiện, chỗ ở, phụ cấp lưu trú, chi phí khác…
Phần III
Quyết toán
Kết quả đối chiếu (Số tiền chi ra – Số tiền tạm ứng) để xác định số tiền còn phải nộp lại hoặc được nhận thêm.
2. Các chỉ tiêu bắt buộc trong Giấy thanh toán (Phần II – Các khoản chi thực tế)
STT
Loại Chi Phí
Mô tả
Chứng từ kèm theo
1
Tiền vé đi lại
Vé máy bay, tàu hỏa, xe ô tô, taxi (tính từ cơ quan/nhà đến nơi công tác và ngược lại).
Vé, hóa đơn, cuống vé điện tử, thẻ lên máy bay (Boarding Pass).
2
Phụ cấp lưu trú
Tính bằng: Số ngày đi công tác x Mức phụ cấp/ngày. (Mức phụ cấp áp dụng theo quy định mới nhất của Bộ Tài chính và quy chế nội bộ của đơn vị).
Không cần hóa đơn (là chi phí khoán), chỉ cần Quyết định cử đi công tác.
3
Tiền thuê chỗ ở
Chi phí thuê phòng nghỉ. Có thể là chi khoán hoặc thanh toán theo hóa đơn thực tế.
Hóa đơn, biên lai thu tiền của khách sạn, nhà nghỉ.
4
Các khoản chi phí khác
Chi phí làm việc đột xuất, điện thoại, tài liệu, công tác phí khác…
Hóa đơn/biên lai hợp lệ của các dịch vụ.
III. Mẫu Thanh Toán Công Tác Phí trong Doanh nghiệp (Tư nhân)
Đối với các doanh nghiệp hoạt động theo Luật Doanh nghiệp (tức là không sử dụng ngân sách Nhà nước), việc áp dụng mẫu biểu thanh toán công tác phí không bắt buộc phải theo Mẫu C28-HD.
Link download: Mẫu bảng kê thanh toán công tác phí
1. Nguyên tắc lập bảng kê thanh toán trong doanh nghiệp
Để khoản chi công tác phí được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
-
Có Quy chế Tài chính/Quy chế nội bộ: Doanh nghiệp phải ban hành văn bản quy định rõ các mức khoán chi (như phụ cấp lưu trú, khoán tiền thuê phòng nghỉ) cho từng chức danh, cấp bậc.
-
Chứng từ đầy đủ: Phải có đầy đủ:
-
Quyết định/Công văn cử đi công tác: Ghi rõ người đi, thời gian, địa điểm, nội dung công tác.
-
Giấy đề nghị thanh toán: Mẫu do doanh nghiệp tự thiết kế.
-
Hóa đơn, chứng từ gốc: Tất cả các chi phí (vé, phòng nghỉ…) phải là hóa đơn hợp pháp, mang tên và mã số thuế của công ty (nếu là hóa đơn VAT).
-
2. Mẫu Bảng Kê Thanh Toán Công Tác Phí (Áp dụng cho Doanh nghiệp)
Bảng kê thanh toán của doanh nghiệp thường được thiết kế đơn giản, tập trung vào việc liệt kê chứng từ và đối chiếu số tiền.
Anh chị tham khảo thêm: ⇒ mã ngành 1702 ⇒ hợp đồng cung cấp suất ăn công nghiệp ⇒ trốn thuế có bị tịch thu tài sản không ⇒ học kế toán tổng hợp ở thanh trì
