Biên bản bàn giao quỹ tiền mặt là một trong những biểu mẫu quen thuộc đối với kế toán doanh nghiệp. Vậy biên bản bàn giao quỹ tiền mặt là gì? Cách viết mẫu biên bản này như thế nào? Hãy cùng MISA AMIS Kế toán tìm hiểu về mẫu biên bản bàn giao quỹ tiền mặt và cách viết chi tiết trong bài viết sau đây.
1. Biên bản bàn giao quỹ tiền mặt là gì?
Biên bản bàn giao quỹ tiền mặt là văn bản được lập ra để ghi nhận hoạt động giao nhận quỹ tiền mặt và xác nhận việc hoàn tất bàn giao đầy đủ số tiền mặt theo thỏa thuận của các bên và tuân thủ đúng theo quy định của pháp luật. Lập biên bản bàn giao quỹ tiền mặt nhằm mục đích đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng và chính xác trong việc quản lý tiền mặt của doanh nghiệp, đồng thời biên bản cũng giúp tránh các sai sót hoặc tranh chấp có thể xảy ra trong tương lai. Văn bản thể hiện rõ các thông tin về bên giao, bên nhận và các thông tin liên quan như loại tiền, trị giá…
Kế toán hoặc thủ quỹ doanh nghiệp sẽ được giao nhiệm vụ quản lý tiền mặt phục vụ việc chi trả các chi phí liên quan đến điện nước, mua văn phòng phẩm, gửi chuyển phát nhanh…
Trường hợp khi kế toán/thủ quỹ chuyển công tác hoặc chuyển vị trí, đi công tác dài ngày thì người tiếp quản nhiệm vụ cần thực hiện thủ tục bàn giao theo đúng các điều khoản cụ thể trong biên bản bàn giao quỹ tiền mặt, đảm bảo tránh sai sót và không phát sinh tranh chấp. Biên bản này cũng là chứng cứ nếu hai bên xảy ra kiện tụng cần nhờ đến pháp luật can thiệp.
Xem thêm: Quy trình thu chi tiền mặt chuẩn chỉnh tại doanh nghiệp
2. Cách viết mẫu biên bản bàn giao quỹ tiền mặt
Biên bản bàn giao quỹ tiền mặt cần đảm bảo ghi rõ ràng và đầy đủ các thông tin của bên giao tiền, bên nhận tiền, số tiền nhận kèm theo thỏa thuận của hai bên. Biên bản cần đảm bảo các nội dung dưới đây:
Phần mở đầu biên bản
- Quốc hiệu, tiêu ngữ
- Tên biên bản: Biên bản bàn giao quỹ tiền mặt
- Địa điểm, thời gian (ngày/tháng/năm)
Tên biên bản
- Tên biên bản được ghi ở phần dưới Quốc hiệu, bằng chữ in hoa. Ví dụ: “BIÊN BẢN BÀN GIAO QUỸ TIỀN MẶT”
- Tên biên bản cần được viết to, rõ ràng nhằm giúp người đọc nắm bắt thông tin nhanh chóng và dễ dàng hơn trong việc phân biệt với các văn bản khác.
Nội dung chính
Nội dung chính của biên bản bàn giao cần cung cấp đầy đủ các thông tin sau:
- Họ tên, ngày/tháng/năm sinh;
- Số CMND hoặc thẻ căn cước, ngày cấp, nơi cấp;
- Các thông tin về địa chỉ, hộ khẩu thường trú, nơi ở hiện tại;
- Căn cứ để lập biên bản bàn giao quỹ tiền mặt;
- Số tiền bàn giao ghi rõ bằng chữ và số;
- Các điều khoản thỏa thuận của bên giao và bên nhận.
Sau khi ghi rõ địa điểm, ngày tháng năm bàn giao quỹ tiền mặt, hai bên cùng ký và ghi rõ họ tên vào biên bản bàn giao. Đối với người làm chứng về việc lập biên bản và chuyển tiền, cần ghi rõ các nội dung dưới đây:
+ Thông tin về người làm chứng: Họ và tên, CMND hoặc số thẻ căn cước, ngày cấp và nơi cấp kèm theo các thông tin về địa chỉ, hộ khẩu thường trú và chỗ ở hiện nay.
+ Người làm chứng ghi rõ: Xác nhận hai bên bàn giao đầy đủ số tiền theo các điều khoản trên biên bản bàn giao.
+ Người làm chứng ký và ghi rõ họ tên lên biên bản.
>> Đọc thêm: Mẫu giấy biên nhận tiền chuẩn theo quy định mới nhất 2025
3. Lưu ý khi trình bày biên bản bàn giao quỹ tiền mặt
Bàn giao tiền mặt là vấn đề quan trọng, nhạy cảm và dễ phát sinh tranh chấp. Do đó trong quá trình lập biên bản bàn giao, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề dưới đây:
- Khi lập biên bản giao nhận tiền mặt cần điền đầy đủ, chính xác các thông tin của bên nhận, bên giao để lấy căn cứ đối chiếu khi phát sinh tranh chấp.
- Ghi rõ đầy đủ số tiền bằng số và bằng chữ theo đúng số tiền hai bên giao nhận với nhau. Nội dung này không được phép tẩy xóa hoặc gạch số ở phần ghi số tiền để đảm bảo thể hiện đúng số tiền giao nhận.
- Mẫu biên bản cần có đầy đủ chữ ký của hai bên, đảm bảo đúng theo quy định của pháp luật.
- Doanh nghiệp cần lưu ý không sử dụng các từ nhiều nghĩa, tránh gây hiểu lầm khi lập biên bản. Đặc biệt, không nên dùng từ địa phương gây khó hiểu và giảm tính chuyên nghiệp của mẫu biên bản.
Xem thêm: Kế toán vốn bằng tiền và những lưu ý khi làm kế toán vốn bằng tiền
4. Tải mẫu biên bản bàn giao quỹ tiền mặt
Dưới đây là một số mẫu biên bản bàn giao quỹ tiền mặt, doanh nghiệp có thể tham khảo để áp dụng với doanh nghiệp mình.
Mẫu 1
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN BÀN GIAO QUỸ TIỀN MẶT
Thời gian bàn giao: từ ngày …… /……. /20… đến ngày ……. /…….. /20… (Ghi rõ thời gian bàn giao)
BÊN GIAO:
Ông/ Bà: …….. Bộ Phận: ……. (ghi tên của chủ thể tiến hành bàn giao)
BÊN NHẬN:
Ông/ Bà: …….. Bộ Phận: …… (ghi tên chủ thể nhận tiền )
NỘI DUNG BÀN GIAO
TIỀN QUỸ
STT Loại tiền SL Thành tiền Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 Tổng cộng 9 Bằng chữ: …. (Ghi tổng cộng trị giá tiền mặt bàn giao)
BÀN GIAO KHÁC
……….(ghi tài sản, công cụ, vật bàn giao khác)
Biên Bản được lập thành 3 bản, bên giao giữ 1 bản, bên nhận giữ 1 bản và 1 bản lưu tại văn phòng Công ty.
DUYỆT PHỤ TRÁCH ĐƠN VỊ
(ký tên)
BÊN NHẬN
(ký tên)
BÊN GIAO
(ký tên)
Mẫu 2
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
——-***——
BIÊN BẢN BÀN GIAO QUỸ TIỀN MẶT
Hôm nay, ngày…..tháng….năm……… tại ……Chúng tôi gồm:
BÊN GIAO TIỀN (gọi tắt là: BÊN A):
Ông/bà:…… (Ghi theo Giấy Khai sinh hoặc Chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân)
Số chứng minh thư: …….. Ngày cấp: …….Nơi cấp: ….(Ghi theo Chứng minh nhân dân)
Hộ khẩu thường trú: ……(ghi theo nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, ghi rõ thôn/ xóm, xã/phường/thị trấn, quận/huyện/thành phố thuộc tỉnh, tỉnh/thành phố)
Chỗ ở hiện tại:….. (ghi địa chỉ nơi cá nhân đang sinh sống, cũng ghi rõ ghi rõ thôn/ xóm, xã/phường/thị trấn, quận/huyện/thành phố thuộc tỉnh, tỉnh/thành phố)
BÊN NHẬN TIỀN (gọi tắt là: BÊN B):
Ông (Bà):…….(Ghi theo Giấy Khai sinh hoặc Chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân)
Số chứng minh thư: …….. Ngày cấp: ……..Nơi cấp: ….. (Ghi theo Chứng minh nhân dân)
Hộ khẩu thường trú: ….(ghi theo nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, ghi rõ thôn/ xóm, xã/phường/thị trấn, quận/huyện/thành phố thuộc tỉnh, tỉnh/thành phố)
Chỗ ở hiện tại:…..(ghi địa chỉ nơi cá nhân đang sinh sống, cũng ghi rõ ghi rõ thôn/ xóm, xã/phường/thị trấn, quận/huyện/thành phố thuộc tỉnh, tỉnh/thành phố)
Căn cứ vào biên bản thoả thuận về việc phân chia tài sản số:….được lập ngày…..tháng…..năm… tại …. Ông/Bà: ….
Đã tiến hành bàn giao tổng số tiền là: …….VNĐ (viết bằng chữ:…..).
Kể từ khi Bên A bàn giao đầy đủ số tiền cho Bên B, Bên A có toàn quyền sở hữu số tài sản được quy định trong biên bản thỏa thuận phân chia tài sản. Bên B cam kết không khiếu kiện, khiếu nại và tạo mọi điều kiện pháp lý thuận lợi để Bên A tiến hành đăng ký thủ tục chuyển quyền sở hữu theo quy định của pháp luật.
Giấy biên nhận được lập thành 02 (hai) bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 (một) bản. Hai bên cam kết mua và bán theo đúng thoả thuận đã nêu trên. Nếu bên nào vi phạm sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật.
BÊN GIAO TIỀN
(Ký và ghi rõ họ tên)
BÊN NHẬN TIỀN
(Ký và ghi rõ họ tên)
XÁC NHẬN CỦA NGƯỜI LÀM CHỨNG VIỆC LẬP VÀ CHUYỂN TIỀN
Tên Tôi là:….(Ghi theo Giấy Khai sinh hoặc Chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân)
Số chứng minh nhân dân: …. Ngày cấp: …..Nơi cấp: ….. (Ghi theo Chứng minh nhân dân)
Hộ khẩu thường trú: …..(ghi theo nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, ghi rõ thôn/ xóm, xã/phường/thị trấn, quận/huyện/thành phố thuộc tỉnh, tỉnh/thành phố)
Chỗ ở hiện tại:….(ghi địa chỉ nơi cá nhân đang sinh sống, cũng ghi rõ ghi rõ thôn/ xóm, xã/phường/thị trấn, quận/huyện/thành phố thuộc tỉnh, tỉnh/thành phố)
Xác nhận việc hai bên hoàn toàn tự nguyện thỏa thuận và đã bàn giao đầy đủ số tiền:…….. (Viết bằng chữ:….. ) theo thỏa thuận .
(Ký và ghi rõ họ tên)
TẢI NGAY MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO QUỸ TIỀN MẶT
Trong công cuộc chuyển đổi số toàn diện, doanh nghiệp cần chú trọng đầu tư công cụ quản lý tài chính, kế toán để tối ưu công tác quản lý và nâng cao năng suất lao động của đội ngũ. Một trong những phần mềm kế toán được hơn 250.000 doanh nghiệp Việt tin dùng hiện nay chính là phần mềm kế toán online MISA AMIS. Với những tiện ích và tính năng ưu việt, phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp:
- Đầy đủ 18 nghiệp vụ kế toán – Kho, Công nợ, Lương, Thuế… đáp ứng yêu cầu của mọi loại hình doanh nghiệp, mọi lĩnh vực hoạt động.
- Đơn giản hóa các nghiệp vụ phức tạp – Tính giá thành, quản lý kho chi tiết đến từng kho, mã hàng…, theo dõi khấu hao, lập BCTC hoàn toàn tự động.
- Lập chứng từ tự động từ hóa đơn điện tử để hạch toán, ghi sổ – giúp giảm hoàn toàn thời gian nhập liệu thủ công và đảm bảo tính chính xác.
- Kết nối với hệ thống Ngân hàng điện tử, Tổng cục Thuế, Chữ ký số…- giúp kế toán đồng bộ dữ liệu, xử lý công việc tại chỗ nhanh, gọn, nhẹ
- Lập báo cáo quản trị kịp thời – Chủ doanh nghiệp luôn nắm được tình hình tài chính, tình hình kinh doanh của đơn vị mình tức thời ngay trên smartphone
Tham khảo ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS và nhận ngay 15 ngày dùng thử miễn phí để công tác kế toán hiệu quả hơn
