Ngày 27/10/2025 Chính phủ ban hành Nghị định 280/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 07/2025/NĐ-CP (sau đây viết tắt là Nghị định số 23/2015/NĐ-CP). Nghị định 280/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực kể từ ngày 01/11/2025. Sở Tư pháp tổng hợp một số điểm mới của Nghị định 280/2025/NĐ-CP sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về chứng thực áp dụng từ ngày 01/11/2025 như sau:
1. Sửa đổi thẩm quyền chứng thực tại UBND cấp xã từ thẩm quyền của UBND cấp xã thành thẩm quyền của Chủ tịch UBND cấp xã
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CPthì UBND cấp xã có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các loại việc quy định tại Khoản 2 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Tại Khoản 2 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP quy định Chủ tịch UBND cấp xã có thẩm quyền và trách nhiệm thực hiện việc chứng thực.
2. Sửa đổi phạm vi người thực hiện chứng thực
Theo khoản 1 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung khoản 9 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người thực hiện chứng thực bao gồm:
– Chủ tịch UBND xã, phường, đặc khu (UBND cấp xã).
– Người được ủy quyền hoặc phân công thực hiện nhiệm vụ chứng thực theo quy định tại khoản 2 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
– Công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng (tổ chức hành nghề công chứng).
– Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (Cơ quan đại diện).
3. Sửa đổi thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực của Chủ tịch UBND cấp xã
Trước đây, UBND cấp xã không có thẩm quyền chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài, hoạt động này thực hiện ở Phòng Tư pháp cấp huyện theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Để phù hợp với tổ chức chính quyền 2 cấp, khoản 2 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP đã cho phép Chủ tịch UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.
Tại khoản 2 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung khoản 1 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực của Chủ tịch UBND cấp xã từ tháng 11/2025 như sau:
– Chứng thực bản sao từ bản chính của các giấy tờ, văn bản do: cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan và tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.
– Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ và văn bản.
– Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.
– Chứng thực các giao dịch liên quan đến tài sản là động sản.
– Chứng thực các giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất theo quy định pháp luật về đất đai.
– Chứng thực giao dịch về nhà ở theo quy định pháp luật về nhà ở.
– Chứng thực di chúc.
– Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản.
– Chứng thực văn bản phân chia di sản là tài sản quy định tại các điểm d, đ và e khoản 1 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
4. Không yêu cầu xuất trình bản giấy nếu người dân cung cấp giấy tờ điện tử; Người dân có thể dùng giấy tờ tích hợp trên VNeID để chứng thực
Tại khoản 4 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP bổ sung khoản 8 và khoản 9 Điều 9 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, quy định về nghĩa vụ, quyền của người thực hiện chứng thực:
“8. Không yêu cầu người yêu cầu chứng thực nộp, xuất trình bản chính hoặc bản sao các giấy tờ, tài liệu đã được tích hợp trên VNeID khi người yêu cầu chứng thực đã xuất trình thông tin tương ứng từ VNeID.
9. Trường hợp người yêu cầu chứng thực đề nghị và người thực hiện chứng thực có thể khai thác thông tin, giấy tờ từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc các cơ sở dữ liệu khác theo quy định của pháp luật thì người thực hiện chứng thực có trách nhiệm thực hiện việc khai thác thông tin, giấy tờ từ các cơ sở dữ liệu này, không yêu cầu người yêu cầu chứng thực xuất trình bản chính, bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực đối với các thông tin, giấy tờ đã được khai thác”.
Như vậy, khi đi chứng thực giấy tờ, người dân không cần mang theo bản chính nếu sử dụng thông tin giấy tờ tương ứng đã tích hợp trên ứng dụng VNeID.
5. Giải quyết một số thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực chứng thực không phụ thuộc nơi cư trú
Điểm đáng chú ý về chứng thực từ ngày 01/11/2025: tại khoản 2 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung khoản 5 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định 05 trường hợp chứng thực không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.
(i) Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.
(ii) Chứng thực giao dịch liên quan đến tài sản là động sản.
(iii) Chứng thực di chúc, chứng thực văn bản từ chối nhận di sản.
(iv) Chứng thực văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền của người sử dụng đất, nhà ở.
(v) Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ giao dịch quy định tại khoản (ii), (iii) và (iv) nêu trên.
Như vậy, kể từ ngày 01/11/2025, người có yêu cầu có thể chứng thực bản sao, chữ ký, giao dịch liên quan đến động sản, di chúc, văn bản từ chối nhận di sản hoặc văn bản ủy quyền nhà đất tại bất kỳ UBND cấp xã nào, không còn giới hạn bởi địa bàn cư trú.
6. Người dân có thể làm thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực giao dịch trực tuyến
Trước đây, Điều 17, 36 Nghị định 23 quy định thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc, thủ tục chứng thực giao dịch chỉ được thực hiện trực tiếp hoặc qua đường bưu chính.
Tuy nhiên theo quy định sửa đổi, bổ sung bởi khoản 7, 12 Điều 1 Nghị định 280, thủ tục này có thể thực hiện trực tuyến bằng cách nộp bản điện tử hoặc bản sao điện tử.
Ngoài ra, người dân cũng được dùng Căn cước điện tử để làm các thủ tục này.
