File, Folder là gì? Cách đặt tên tệp, tổ chức thư mục hiệu quả nhất

Một số mẫu laptop đang kinh doanh tại Thế Giới Di Động:

Khi bắt đầu làm quen với máy tính, chắc hẳn bạn đã từng nghe qua các khái niệm về việc lưu trữ của máy như File hoặc Folder. Vậy chính xác thì File và Folder là gì, có những lưu ý gì khi sử dụng? Cùng xem câu trả lời trong bài viết dưới đây nhé!

1. File (tệp tin) là gì?

File, hay còn gọi là Tệp tin, có vai trò lưu trữ những dữ liệu của người dùng tạo ra trên nền tảng của máy tính. File đều được mã hóa và có thể bao gồm nhiều định dạng như văn bản, hình ảnh, âm thanh, video,…

Thay vì lưu trữ riêng lẻ những dữ liệu này thì việc bạn xếp nhiều dữ liệu có điểm chung vào cùng một tệp thì sẽ dễ dàng để quản lý, sắp xếp và tìm kiếm hơn. Mỗi File sẽ có một công dụng riêng, tùy theo mục đích sử dụng của người dùng.

File

2. Nguyên tắc đặt tên File chuẩn xác

Tên File bao gồm 2 phần chính là phần tên và phần mở rộng. Phần tên có thể đặt tùy ý nhưng phần mở rộng phải được đặt theo một nguyên tắc định dạng tệp nhất định.

Một số định dạng File cơ bản có thể kể đến là:

– .doc, .docs : Tệp tin văn bản, thường là các tệp được tạo ra khi sử dụng Microsoft Word.

– .exe: Tệp chương trình thực thi (File cài đặt phần mềm).

– .gif: Tệp định dạng chuyển đổi đồ họa (File ảnh động).

– .jpg, .jpeg, .png: Tệp tin hình ảnh.

Tệp tin hình ảnh

– .mp3: Tệp âm thanh.

– .mp4: Tệp Video MPEG 4.

– .pdf: Tệp Portable Document Format (văn bản không chỉnh sửa).

– .ppt, .pptx: Tệp định dạng Microsoft PowerPoint.

Tệp định dạng Microsoft PowerPoint

– .psd: Tệp tin Adobe Photoshop.

– .rar, .zip: Tệp nén.

– .txt: Tệp văn bản gốc, không có định dạng.

– .xls, .xlsx: Tệp định dạng Microsoft Excel.

Ngoài ra, bạn cũng cần chú ý không đặt tên File chứa các ký tự đặc biệt như “/, , *, <, >, ;“.

3. Folder (thư mục) là gì?

Folder là thư mục – một tệp tin đặc biệt có nhiệm vụ lưu trữ các File dữ liệu trên máy tính. Folder có thể xem như là tệp cha của File, một Folder sẽ chứa nhiều File có điểm tương đồng, hỗ trợ người dùng trong việc quản lý và sắp xếp các tệp tin này.

Thư mục tồn tại dưới dạng cây thư mục, tức là bên trong thư mục có thể chứa các thư mục khác nữa. Các thư mục con sẽ chịu sự quản lý của thư mục chính, và chỉ khi có chứa File bên trong thì thư mục đó mới tốn dung lượng máy.

Folder

4. Cách tổ chức, sắp xếp Folder logic, dễ tìm kiếm

Việc lưu trữ dữ liệu trên máy tính tiết kiệm nhiều không gian lưu trữ giấy tờ ngoài đời thực, tuy nhiên nếu không biết cách tổ chức và sắp xếp chúng ngăn nắp thì các dữ liệu của bạn sẽ rối tung lên đấy!

Vậy nên hãy cùng tham khảo một số mẹo lưu trữ giúp bạn dễ tìm kiếm thư mục khi cần như sau:

– Đặt tên ngắn gọn, dễ nhớ

Vì chúng ta hoàn toàn có thể đặt tên thư mục tùy ý nên để dễ dàng tìm kiếm thì bạn hãy đặt tên theo đúng nội dung chính của thư mục đó. Thậm chí để chi tiết hơn thì bạn có thể đính kèm thời gian, địa điểm (nếu có), điều này sẽ rất có ích trong việc quản lý thư mục của bạn.

Ngoài ra, mình khuyên bạn nên đặt tên thư mục bằng các ký tự không dấu và khoảng trắng giữa các chữ với nhau hãy dùng dấu “_” thay vì khoảng trắng để hạn chế việc tên Folder bị lỗi khi sử dụng trên thiết bị khác.

Đặt tên ngắn gọn, dễ nhớ

– Không đặt tên thư mục trùng nhau

Bạn có thể đặt tên Folder trùng nhau nếu để chúng trên những vị trí khác nhau. Tuy nhiên bạn nên hạn chế đặt trùng để tránh nhầm lẫn.

Hãy gán vào tên thư mục những đặc điểm riêng ví dụ như mốc thời gian, địa điểm, tên khách hàng, số phiên bản,… Đừng gán 1 cái tên bất kỳ cho thư mục để nhanh chóng tiếp tục công việc, vì sau đó có thể bạn sẽ phải mất rất nhiều thời gian và công sức để sắp xếp lại chúng đấy!

– Tận dụng những thư mục có sẵn

Thông thường, một số thư mục chính sẽ có sẵn trong máy ví dụ như Video, Music, Documents,… Để tiện lợi thì bạn hãy sử dụng những Folder có sẵn này làm thư mục cha, sau đó hãy thêm những nhánh thư mục khác.

Tận dụng những thư mục có sẵn

– Sắp xếp thư mục từ lớn đến bé

Hãy tưởng tượng cây thư mục như một sơ đồ tư duy, để dễ dàng quản lý, bạn hãy sắp xếp ý lớn nhất đầu tiên, sau đó nhỏ và chi tiết dần.

Như vậy, không chỉ giúp cây thư mục của bạn gọn gàng hơn, mà việc sắp xếp các Folder một cách logic sẽ giúp bạn không phải chỉnh sửa các Folder cũ mỗi khi muốn thêm một Folder mới nào đó, bạn chỉ việc rẽ một nhánh mới cho Folder đó là xong.

Và đó là những sơ lược về File và Folder, cũng như một số mẹo lưu trữ để các dữ liệu của bạn gọn gàng hơn. Cảm ơn bạn đã theo dõi, cùng đón chờ những bài viết tiếp theo nhé!