Biên bản giao nhận hàng hóa là văn bản xác nhận việc giao – nhận hàng giữa các bên liên quan (thường là bên bán và bên mua), được lập tại thời điểm bàn giao thực tế. Đây là chứng từ quan trọng giúp làm rõ quyền và nghĩa vụ của các bên, phòng ngừa rủi ro pháp lý và tranh chấp. Trong bài viết này, MISA meInvoice sẽ hướng dẫn cách lập, trình bày cũng như giới thiệu các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa thông dụng hiện nay.
1. Khi nào lập biên bản giao nhận hàng hóa
Biên bản giao nhận hàng hóa được lập tại thời điểm thực tế giao nhận hàng giữa bên bán và bên mua hoặc giữa các bên liên quan theo hợp đồng. Thông thường, biên bản phải lập ngay khi giao nhận để xác nhận chủng loại, số lượng, chất lượng, tình trạng hàng hóa và các vấn đề liên quan khác.
Căn cứ theo Điều 34 Luật Thương mại 2005 quy định về giao hàng và chứng từ liên quan đến hàng hóa như sau:
Điều 34. Giao hàng và chứng từ liên quan đến hàng hóa Bên bán phải giao hàng, chứng từ theo thỏa thuận trong hợp đồng về số lượng, chất lượng, cách thức đóng gói, bảo quản và các quy định khác trong hợp đồng. Trường hợp không có thỏa thuận cụ thể, bên bán có nghĩa vụ giao hàng và chứng từ liên quan theo quy định của Luật này.
Như vậy, bên bán ngoài việc giao hàng đúng như thỏa thuận trong hợp đồng còn phải cung cấp đầy đủ các chứng từ liên quan, bao gồm hóa đơn, phiếu xuất kho, giấy chứng nhận chất lượng và biên bản giao nhận hàng hóa nhằm xác nhận đã hoàn tất nghĩa vụ giao hàng.
Đối với bên mua, theo Điều 56 Luật Thương mại 2005 quy định về việc nhận hàng trong hợp đồng mua bán hàng hóa:
Bên mua có nghĩa vụ nhận hàng theo thoả thuận và thực hiện những công việc hợp lý để giúp bên bán giao hàng.
Do đó, bên mua có trách nhiệm kiểm tra số lượng, chất lượng, tình trạng thực tế của hàng hóa và ký xác nhận vào biên bản giao nhận. Trường hợp phát sinh thiếu hụt hoặc sai lệch, phải lập biên bản ghi nhận cụ thể kèm theo để làm rõ nội dung giao nhận.
Để lập biên bản bàn giao hàng hóa, cần thực hiện các bước sau:
-
- Bước 1: Kiểm tra hàng hóa trước khi giao/nhận (số lượng, chủng loại, chất lượng theo hợp đồng).
- Bước 2: Tiến hành giao/nhận hàng thực tế giữa các bên.
- Bước 3: Lập biên bản giao nhận, ghi rõ thông tin hàng hóa, ngày giao nhận, các bên tham gia, tình trạng thực tế.
- Bước 4: Đại diện các bên ký xác nhận, đóng dấu (nếu có), mỗi bên giữ một bản biên bản.
MISA meInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử đứng đầu danh sách được Tổng cục Thuế lựa chọn TƯ VẤN & DEMO 1:1 CÙNG CHUYÊN GIA MIỄN PHÍ!
2. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa chung, đơn giản
CÔNG TY………..
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: ……..
……., ngày….tháng…..năm …….
BIÊN BẢN BÀN GIAO HÀNG HÓA
Căn cứ Hợp đồng mua bán giữa ……………………………………………………….
Căn cứ Đơn đặt hàng ngày…………….của Công ty ……………………….
Hôm nay, ngày ……tháng …. năm ….. tại …………………………………………., chúng tôi gồm: BÊN A (Bên nhận hàng): ……………………………………………………. – Địa chỉ : ……………………………………………. – Điện thoại : ……………………… – Đại diện Ông/bà:……………………………….. Chức vụ: ………………….. BÊN B (Bên giao hàng): ………………………………………………………………… – Địa chỉ: ……………………………………………………………………………… – Điện thoại: …………………………………………………………………………. – Đại diện Ông/bà ……………………………….. Chức vụ: …………… Hai bên cùng nhau thống nhất số lượng giao hàng như sau:
STT
Tên hàng
Quy cách
ĐVT
Số lượng
Ghi chú
Bên A xác nhận Bên B đã giao cho Bên A đúng chủng loại và đủ số lượng hàng như trên.
Hai bên đồng ý, thống nhất ký tên. Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.
ĐẠI DIỆN BÊN A
ĐẠI DIỆN BÊN B
Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa chung:
- File Word
- File Excel
3. Một số mẫu biên bản bàn giao hàng hóa chuyên dụng
3.1. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho
Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho:
- File Word
- File Excel
3.2. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa và nghiệm thu
Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa chung:
- File Word
- File Excel
3.3. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ
Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ:
- File Word
- File Excel
3.4. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa 3 bên
Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa 3 bên:
- File Word
- File Excel
3.5. Mẫu bàn giao công trình, vật tư xây dựng
Mẫu biên bản giao công trình, vật tư xây dựng:
-
- File Word
3.6. Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa tiếng anh
Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa tiếng anh:
- File Word
- File Excel
4. Cách ghi bản giao nhận hàng hóa chi tiết
Biên bản giao nhận hàng hóa cần được xây dựng với cấu trúc rõ ràng và trình bày các thông tin pháp lý, nghiệp vụ liên quan đến quá trình giao nhận. Một biên bản đầy đủ các nội dung và trình bày chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp thuận lợi trong việc quản lý kho, đối chiếu công nợ và hạn chế các rủi ro tranh chấp.
Nội dung yêu cầu cần có
Hiện pháp luật chưa có quy định cụ thể về việc lập biên bản giao nhận hàng hóa. Tuy nhiên, để giảm thiểu tranh chấp, biên bản nên có đầy đủ các nội dung cơ bản sau:
- Tiêu đề: “BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA” (in hoa, ở đầu văn bản).
- Thông tin các bên: Tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, đại diện, chức danh, liên hệ.
- Căn cứ pháp lý: Số hợp đồng, đơn đặt hàng hoặc thỏa thuận mua bán.
- Thông tin về hàng hóa: Tên, mã hàng (nếu có), đơn vị tính, số lượng đặt mua/thực giao, chủng loại, tình trạng, chất lượng, ghi chú phát sinh nếu có.
- Thời gian, địa điểm giao nhận: Nêu rõ ngày, giờ, địa điểm thực hiện.
- Xác nhận giao nhận: Thể hiện việc nhận đủ/thừa/thiếu, đúng/sai chủng loại, hướng xử lý nếu có phát sinh (bù, đổi, lập bổ sung…).
- Chữ ký xác nhận: Ký tên, ghi rõ họ tên, chức danh đại diện hai bên và đóng dấu (nếu có).
Cách trình bày biên bản
- Trình bày rõ ràng, phần mô tả hàng hóa nên sử dụng bảng biểu tránh mô tả dài dòng gây nhầm lẫn.
- Áp dụng mẫu thống nhất; chỉ thay đổi các thông tin giao dịch thực tế cho từng lần giao nhận.
- Sử dụng font chữ, cỡ chữ hợp lý (12-14pt), căn lề rõ ràng.
- Ngôn ngữ pháp lý cần trung tính, chính xác, tránh cảm tính hoặc các nội dung không có giá trị xác minh.
- Biên bản nên đính kèm các tài liệu liên quan như phiếu xuất kho, hóa đơn, phiếu giao hàng, hình ảnh (nếu có).
- Biên bản nên lập ít nhất 2 bản, mỗi bên giữ một bản để làm cơ sở pháp lý khi cần thiết.
5. Lưu ý quan trọng khi lập biên bản bàn giao hàng hóa
- Kiểm tra thông tin chính xác
-
- Đối chiếu lại đầy đủ nội dung về tên hàng, mã hàng (nếu có), số lượng, chất lượng, đơn vị tính, chủng loại, tình trạng thực tế trước khi ghi vào biên bản.
- Xác nhận rõ ngày, giờ, địa điểm bàn giao và thông tin pháp lý các bên (tên doanh nghiệp, người đại diện, chức danh, liên hệ).
- Đối với trường hợp có phát sinh sai lệch, cần lập phụ lục/biên bản bổ sung ghi nhận cụ thể.
- Đảm bảo đầy đủ chữ ký, dấu xác nhận
-
- Cần có đủ chữ ký, họ tên, chức danh của đại diện bên giao, bên nhận (nếu là tổ chức thì đóng dấu theo quy định).
- Trường hợp có bên thứ ba chứng kiến (vận chuyển, kiểm đếm…) nên bổ sung chữ ký xác nhận nếu cần thiết.
- Kiểm tra kỹ lưỡng biên bản trước khi ký để tránh nhầm lẫn, sai sót không đáng có.
- Lưu trữ, quản lý biên bản
-
- Biên bản bàn giao nên được lập thành ít nhất 02 bản, mỗi bên lưu giữ một bản có chữ ký có đóng dấu đầy đủ.
- Sau khi ký xác nhận cần được lưu trữ biên bản để phục vụ kiểm tra, đối chiếu, giải trình khi cần thiết.
- Thời gian lưu trữ thực hiện tối thiểu theo quy định về chứng từ kế toán, thuế.
Trên đây là tổng hợp các mẫu biên bản bàn giao thông dụng cùng hướng dẫn cách ghi biên bản bàn giao đúng chuẩn, hi vọng sẽ giúp bạn đọc sử dụng chính xác và tránh các sai sót.
