Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ đang được các doanh nghiệp, tổ chức sử dụng để vận chuyển hàng hóa hoặc sản phẩm. Vậy phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là gì và có những quy định nào? Hãy cùng hóa đơn điện tử MISA tìm hiểu.
Có thể bạn quan tâm?
- Tải mẫu phiếu xuất kho Excel, Word mới nhất
- Cách xuất hóa đơn điện tử dịch vụ vận chuyển mới nhất
- Tổng hợp các mẫu hóa đơn điện tử theo từng lĩnh vực ngành nghề
1. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là gì?
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là một loại chứng từ quan trọng kèm theo hàng hóa để làm căn cứ lưu thông các loại hàng hóa trên thị trường. Loại phiếu này không chỉ giúp chứng minh nguồn gốc hàng hóa trong lưu thông mà còn giúp các doanh nghiệp có thể quản lý nội bộ.
Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng đăng ký:
2. Khi nào dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ?
Khoản 3, điều 13 nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điểm b Khoản 10 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP có quy định về các trường hợp sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ như sau:
2.1. Trường hợp công ty nhập khẩu ủy thác hàng hóa
- Nếu đã nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) khi nhập khẩu thì đơn vị kinh doanh sẽ trả hàng cho cơ sở ủy thác nhập khẩu sử dụng hóa đơn điện tử.
- Nếu chưa nộp thuế GTGT ở bước nhập khẩu thì cơ sở nhận ủy thác khi xuất trả hàng nhập khẩu ủy thác cần lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử theo quy định của pháp luật làm chứng từ để lưu thông hàng hóa.
2.2. Trường hợp ủy thác xuất khẩu hàng hóa
- Khi giao hàng cho bên nhận ủy thác: Dùng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
- Khi hàng thực tế xuất khẩu (có xác nhận hải quan):
- Bên giao ủy thác lập hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng) để kê khai, nộp thuế/hoàn thuế.
- Bên nhận ủy thác lập hóa đơn GTGT/bán hàng xuất cho khách nước ngoài.
2.3. Tự xuất khẩu (bao gồm cả gia công xuất khẩu)
- Khi xuất khẩu: Dùng hóa đơn thương mại điện tử hoặc hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử (thời điểm lập theo khoản 1 Điều 9).
- Khi xuất hàng ra cửa khẩu/chỗ làm thủ tục hải quan: Dùng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc hóa đơn làm chứng từ lưu thông.
2.4. Điều chuyển nội bộ hoặc gửi đại lý bán đúng giá
Tổ chức kinh doanh kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ . Có 2 cách chọn:
- Lập hóa đơn GTGT ngay khi điều chuyển: Mỗi đơn vị nhận bán độc lập.
- Chỉ dùng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (hoặc Phiếu xuất kho gửi bán đại lý).
- Khi chi nhánh/đại lý bán ra: Lập hóa đơn giao khách, lập Bảng kê gửi về trụ sở.
- Trụ sở căn cứ Bảng kê lập hóa đơn GTGT tổng cho hàng đã tiêu thụ. (Bảng kê có thể lập 5-10 ngày/lần; hàng thuế suất khác nhau thì lập bảng kê riêng).
- Chi nhánh/đại lý vẫn được khấu trừ thuế đầu vào theo hóa đơn tổng của trụ sở.
Riêng đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nông-lâm-thủy sản (đã đăng ký khấu trừ) điều chuyển nông, lâm, thủy sản về trụ sở chính → chỉ dùng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, không xuất hóa đơn GTGT.
2.4. Trường hợp khác sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử
- Bán hàng lưu động
- Xuất hàng mang đi bán: Dùng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
- Khi bán: Phải lập hóa đơn điện tử giao khách hàng.
- Xuất hàng hóa để gia công
- Xuất và điều chuyển hàng hóa giữa những chi nhánh hạch toán phụ thuộc
- Góp vốn bằng tài sản (tài sản Việt Nam) để thành lập doanh nghiệp
- Tài sản khi chia tách, hợp nhất, sáp nhập hoặc chuyển đổi loại hình của doanh nghiệp
3. Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ mới nhất
Căn cứ tại khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ phải thể hiện các thông tin liên quan lệnh điều động nội bộ, người nhận hàng, người xuất hàng, địa điểm kho xuất, địa điểm nhận hàng, phương tiện vận chuyển. Cụ thể:
- Tên người mua thể hiện người nhận hàng,
- Địa chỉ người mua thể hiện địa điểm kho nhận hàng;
- Tên người bán thể hiện người xuất hàng,
- Địa chỉ người bán thể hiện địa điểm kho xuất hàng và phương tiện vận chuyển;
- Không thể hiện tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán
Dưới đây là mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử mẫu Mẫu 03/XKNB theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
*TẢI MIỄN PHÍ phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử bản Word TẠI ĐÂY
4. Hướng dẫn lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ MISA Meinvoice
Để lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ trên MISA Meinvoice bạn thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Đăng ký sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có mã CQT
- Chọn “Đăng ký phát thànhLập tờ khai” >> chọn “Lập tờ khai“
- Chọn Loại tờ khai >> Thay đổi thông tin.
- Tại mục 4. Loại hóa đơn sử dụng. Tích chọn: Các chứng từ được in, phát hành và quản lý như hóa đơn.
Bước 2: Khởi tạo mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ có mã CQT
- Chọn “Mẫu hóa đơn” >> chọn “Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ“
- Điền các thông tin cần thiết để khởi tạo phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Hệ thống sẽ tự động điền thông tin mẫu số và 4 ký tự đầu của mẫu hóa đơn:
- Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm:
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.
- Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
- Ký tự C: Thể hiện phiếu xuất kho điện tử có mã.
- Hai ký tự tiếp theo: Là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.
- Một ký tự tiếp theo: Là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Ví dụ: Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.
- Hai ký tự cuối: Là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY.
- Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm:
Bước 3: Lập và phát hành phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ có mã CQT
- Vào phân hệ “Hóa đơnPhiếu xuất kho” >> chọn “Thêm mới“
- Điền đầy đủ các thông tin trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
- Chọn “Lưu/Lưu và Phát hành“
Lưu ý: Bạn có thể thiết lập thêm thông tin hiển thị trên giao diện lập hóa đơn nhằm phục vụ công tác quản lý (thông tin này không hiển thị trên hóa đơn)
Bước 4: Gửi phiếu xuất kho cho cơ quan thuế cấp mã
- Tích chọn “Gửi CQT cấp mã“
- Tích chọn “Gửi hóa đơn cho khách hàng” nếu muốn hệ thống tự động gửi phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cho kế toán của cửa hàng/chi nhánh nhận hàng ngay sau khi phiếu xuất kho được cơ quan thuế cấp mã.
Nếu chưa gửi Phiếu xuất kho cho CQT cấp mã ngay sau khi phát hành thì có thể vào danh sách phiếu xuất kho để gửi CQT cấp mã.
Bước 5: Gửi phiếu xuất kho cho kế toán của cửa hàng/chi nhánh nhận hàng
- Nếu tích chọn Gửi hóa đơn cho khách hàng khi phát hành, hệ thống tự động gửi Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cho kế toán của cửa hàng/chi nhánh nhận hàng ngay sau khi Phiếu xuất kho được CQT cấp mã.
- Nếu chưa tích chọn để chương trình tự động gửi Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cho kế toán của cửa hàng/chi nhánh nhận hàng ngay sau khi nhận được mã của CQT thì có thể vào danh sách phiếu xuất kho để gửi.
Lưu ý:
- Có thể phát hành một hoặc hàng loạt phiếu xuất kho từ danh sách phiếu xuất kho.
- Có thể gửi một hoặc hàng loạt phiếu xuất kho cho CQT cấp mã từ danh sách phiếu xuất kho.
- Có thể gửi một hoặc hàng loạt phiếu xuất kho đã được cấp mã cho kế toán của cửa hàng/chi nhánh nhận hàng từ danh sách phiếu xuất kho.
- Để nhập khẩu phiếu xuất kho bạn có thể xem hướng dẫn tại đây.
Xem video hướng dẫn khởi tạo mẫu phiếu xuất kho điện tử kiêm vận chuyển nội bộ để hình dung dễ hơn
5. Cách xử lý phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ bị sai
Căn cứ theo Mục 1 Công văn 1647/TCT-CS năm 2023 thì phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có sai sót thì người nộp thuế xử lý như sau:
TH1: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có sai sót nhưng chưa gửi cho bên nhận
Bên phát hành phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử thực hiện thông báo với CQT theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT để hủy phiếu xuất kho và lập phiếu kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử mới.
TH2: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ đã gửi cho bên nhận phát hiện có sai sót về tên bên nhận, địa chỉ bên nhận kho hàng.
Bên phát hành phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử thực hiện thông báo với CQT về việc sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, nhưng không cần phải lập phiếu xuất kho mới.
TH3: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ đã gửi cho bên nhận sai mã số thuế; sai sót về số tiền, thuế suất trên phiếu xuất kho thì xử lý theo 1 trong 2 cách sau:
- Cách 1: Lập phiếu kho phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điều chỉnh.
- Cách 2: Lập phiếu kho phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thay thế.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Trên đây là tất cả những điều cần biết về mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử. Các doanh nghiệp, tổ chức cần lưu ý về tiêu thức, nội dung và trường hợp áp dụng cụ thể để sử dụng phiếu xuất kho đúng theo quy định pháp luật khi vận chuyển hàng hóa.
Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA có đầy đủ mẫu hóa đơn tử như: Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng; Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử và các hóa đơn, chứng từ điện tử có tên gọi khác.
