1. Công văn mời họp là gì?
Công văn mời họp là hình thức văn bản hành chính phổ biến thường được sử dụng trong các đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, đây được coi là phương tiện giao tiếp chủ yếu và chính thức của các cơ quan nhà nước với cấp trên, cấp dưới và công dân.
Ngoài ra, trong các doanh nghiệp và tổ chức xã hội, công văn mời họp cũng được sử dụng thường xuyên nhằm thực hiện các hoạt động thông tin, giao dịch trong phạm vi thẩm quyền của mình.
– Một công văn mời họp được coi là có giá trị khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
- Chỉ viết về một vấn đề duy nhất, văn bản rõ ràng, không mơ hồ;
- Ngôn ngữ cô đọng, dễ hiểu, ý tưởng gần với chủ đề cần thể hiện;
- Nghiêm túc, có tính lịch sự, có sức thuyết phục đối với người nhận;
- Tuân thủ đúng hình thức văn bản, đặc biệt là phần tóm tắt nội dung công văn.
– Đặc điểm của công văn:
Thứ nhất: Công văn không phải là văn bản pháp lý nên trình tự, thủ tục ban hành đơn giản, nhanh chóng, phù hợp với những trường hợp giải quyết công việc cấp bách.
Thứ hai: Công văn có nhiều loại khác nhau và được sử dụng trong nhiều lĩnh vực như kinh tế, văn hóa, chính trị, pháp luật, v.v., phù hợp với nhiều mục đích khác nhau của chủ thể ban hành.
Thứ ba: Công văn không bắt buộc phải do đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ban hành mà có thể do cá nhân lập nếu trong văn bản pháp luật, điều lệ của tổ chức, doanh nghiệp có quy định về nhiệm vụ và quyền hạn của cá nhân đó.
Thứ tư: Công văn không có hiệu lực thi hành, do đó hết hiệu lực khi chủ thể đã hoàn thành và giải quyết công việc thực tế.
Thứ năm: Công văn không được áp dụng rộng rãi mà chỉ áp dụng cho chủ thể, công việc đó. Quan trọng nhất là đối với hướng dẫn bằng văn bản, nếu có công việc tương tự, muốn giải quyết vẫn phải xin hướng dẫn từ đầu.
2. Mẫu công văn mời họp, mời làm việc:
2.1. Mẫu công văn mời họp:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
… , ngày … tháng … năm 20…
CÔNG VĂN MỜI HỌP
…(1)
Tên cơ quan, tổ chức:…trân trọng kính mời:
Ông (bà) … (2) …
Tới dự … (3) …
Thời gian:…
Địa điểm …/.
Xin đi đúng thành phần được mời và đến đúng giờ.
Trân trọng cảm ơn!
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
Họ và tên
Ghi chú:
(1) Trích yếu nội dung cuộc họp.
(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc họ và tên, chức vụ, đơn vị công tác của người được mời.
(3) Tên (nội dung) của cuộc họp, hội thảo, hội nghị v.v…
2.2. Mẫu công văn mời làm việc:
CÔNG TY…….VĂN PHÒNG LUẬT SƯ HÀ NỘI
Số ____/LSHNV/v mời họp(1)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúc
….., ngày …… tháng …… năm……
Kính gửi: (2)……..
Được sự đồng ý (cho phép) của (3)…….., Liên đoàn luật sư Hà Nội kính mời ông (bà)………. tham dự cuộc họp về:(4)………
Thời gian: từ ……giờ ……, ngày ……tháng ……năm…..
Địa điểm:……..
Đề nghị ông (bà) đến dự họp theo thời gian và địa điểm nêu trên.
Nếu không tham dự được, đề nghị ông (bà) báo trước …….giờ, ngày ……tháng …… năm…… theo địa chỉ:……..
Trân trọng kính chào./.
Nơi nhận:
– ………………;- ………………;- Lưu: VT.
GIÁM ĐỐC(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Chú giải:
* Mẫu công văn này sử dụng đối với trường hợp đối tượng được mời có ràng buộc trong nội bộ quản lý, khác với thư mời, được sử dụng đối với trường hợp đối tượng được mời không thuộc phạm vi quản lý nhưng có công việc liên quan.
(1) Trích yếu: Ghi “v/v mời họp”, không ghi nội dung họp, vì được nêu ở (4).
(2) Tên của cơ quan, tổ chức, cá nhân được mời họp.
(3) Căn cứ mời họp.
(4) Nội dung cuộc họp.
3. Những lưu ý khi viết công văn mời họp:
Trước khi viết mẫu giấy mời họp, người viết cần xác định thành phần tham dự cuộc họp gồm những ai và mục đích của cuộc họp này là gì. Từ đó viết nội dung bức thư phù hợp với đối tượng tham gia. Thư mời họp cần đảm bảo rút ngắn thời gian, khách quan và nêu bật được tầm quan trọng của cuộc họp, không nên quá dài dòng.
Khi viết công văn mời tham gia cần chú ý những điểm cơ bản sau:
Tên cơ quan, tổ chức, người được mời: Tại mục này bạn cần cung cấp đầy đủ thông tin về cơ quan, tổ chức, đối tượng được mời họp. Ví dụ, nếu người mời là cá nhân thì trong thư mời cần ghi rõ họ tên, chức vụ của người mời: Ông Nguyễn Văn Dũng, chức vụ: Trưởng phòng Marketing.
Tóm tắt nội dung cuộc họp: Đây là nội dung quan trọng trong mẫu giấy mời họp. Thông qua bản tóm tắt nội dung phiên họp buổi chiều, các đại biểu sẽ hiểu được mình cần chuẩn bị những giấy tờ, tài liệu gì cho cuộc họp. Tuy nhiên, khi viết tóm tắt nội dung, bạn chỉ cần nêu nội dung một cách ngắn gọn, tóm tắt để người đó có thể nắm bắt được những nét cơ bản của cuộc họp. Phần trình bày không nên quá lan man, dài dòng gây khó hiểu cho người nhận.
Thời gian và địa điểm: Thời gian và địa điểm là điều không thể thiếu trong mẫu giấy mời họp. Khi lên kế hoạch cho một cuộc họp, người tổ chức sẽ có kế hoạch về thời gian và địa điểm cuộc họp sẽ diễn ra. Bạn cần điền chính xác các thông tin này để người tham dự có thể nắm bắt và có mặt đúng giờ trong cuộc họp.
Một số lưu ý khác mà mọi người cần chú ý khi viết giấy mời họp bao gồm:
- Thông báo của người mời phải đầy đủ và chính xác
- Tóm tắt nội dung cuộc họp để khách mời xác định thông tin cơ bản
- Thời gian diễn ra sự kiện diễn đàn được cung cấp đầy đủ và chi tiết
- Với mỗi mẫu giấy mời họp, người viết thường chỉ phải viết văn bản đề xuất, tuy nhiên vẫn có một số trường hợp đặc biệt cần lưu ý đối với người mời họp, cần chuẩn bị sẵn (trang phục, văn nghệ; hài kịch). ; đã nêu…)
- Cuối mỗi mẫu giấy mời họp đều phải có chữ ký của người đại diện
- Tuyệt đối không được gạch bỏ, bôi bẩn, nhàu nát giấy mời họp, sẽ là thiếu tôn trọng và thiếu chuyên nghiệp.
4. Mục đích của việc sử dụng công văn mời họp:
Trên thực tế, công văn mời họp được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau, tùy thuộc vào tính chất hoạt động của đơn vị. Mỗi trường hợp sử dụng của mẫu thư mời họp sẽ phục vụ các mục đích khác nhau. Một số trường hợp điển hình như: Mời họp phụ huynh, họp cấp cao trong công ty, họp tổng thể, họp hội nghị,… Và với mỗi trường hợp sẽ có những cách sử dụng khác nhau. Thông thường, thư mời tham dự sẽ có các mục đích sau:
– Viết công văn mời họp là việc làm thường xuyên, rất cần thiết trong cuộc sống, trong công việc và được rất nhiều cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức quan tâm. Ở các tổ chức đoàn thể, doanh nghiệp khi phải giải quyết một vấn đề nào đó hoặc cần sự đóng góp ý kiến của các thành viên thì thường sẽ tổ chức họp. Tại cuộc họp, các thành viên sẽ đưa ra những vấn đề, nội dung cần thảo luận và từ đó các thành viên sẽ nêu ra ý kiến cá nhân của mình rồi đưa ra giải pháp cuối cùng để giải quyết nội dung đó.
– Để tiến hành một cuộc họp, khâu đầu tiên của người tổ chức là lập kế hoạch và nội dung cuộc họp. Thông thường ở các cơ quan, doanh nghiệp nhỏ khi tiến hành họp có thể thông báo, hoặc mời họp bằng cách đánh dấu, bằng ghi chép. Tuy nhiên, đối với các cơ quan, tổ chức hay công ty, tập đoàn lớn, nhiều người, cuộc họp phải được mời bằng giấy mời hoặc thư mời. Chúng có thể được gửi trực tiếp đến những người tham dự cuộc họp hoặc chúng cũng có thể được gửi qua đường bưu điện, thậm chí có thể gửi qua thư trực tuyến.
