Thời gian chúng ta có mỗi ngày đều như nhau, chỉ 24 giờ. Thời gian trôi qua không thể lấy lại được, dù chỉ là 1 giây. Vì vậy, trước khi làm công việc gì, bạn nên có kế hoạch cụ thể để quản lý thời gian, tránh bị lãng phí thời gian. Dưới đây là một số mẹo quản lý thời gian để làm việc hiệu quả hơn.
Các mẹo quản lý thời gian hiệu quả.
1. Luôn xác định mục tiêu
Xác định mục tiêu sẽ tạo động lực để bạn hoàn thành công việc, nhất là các công việc dài hạn, chiếm nhiều thời gian. Mục tiêu đặt ra nên để phù hợp với quỹ thời gian của bạn, đảm bảo sử dụng thời gian hiệu quả.
Bạn có thể tham khảo nguyên tắc SMART khi đặt mục tiêu như sau:
Thiết lập mục tiêu theo nguyên tắc SMART.
2. Lập kế hoạch cho mọi công việc
Nhiều nghiên cứu thực tế đã cho thấy rằng, bạn sẽ sử dụng thời gian thông minh hơn nếu bạn luôn có kế hoạch công việc cụ thể. Bạn nên lập kế hoạch công việc theo ngày, tuần và theo tháng để liệt kê và định hướng cho toàn bộ những công việc dự định làm.
Dành thời gian vào đầu ngày, đầu tuần hoặc đầu tháng để lên kế hoạch công việc sẽ giúp bạn tăng hiệu suất làm việc và cân bằng những dự án quan trọng. Bạn có thể chỉ cần bỏ ra 15 – 20 phút để lên kế hoạch nhưng sẽ giúp cho bạn có cơ sở để hoàn thành công việc.
>> Tham khảo: Gợi ý 8 cách mở đầu bài thuyết trình ấn tượng.
3. Đặt mức độ ưu tiên cho từng công việc
Đối với những công việc được liệt kê, bạn cần đặt mức độ ưu tiên cho danh sách việc cần làm, giúp bạn tập trung quỹ thời gian vào những việc thực sự quan trọng. Dựa vào mức độ ưu tiên cho từng đầu việc cụ thể, bạn sẽ cần phân bổ thời gian, công sức phù hợp để hoàn thành nhiệm vụ, từ những công việc có tính quan trọng cao nhất đến những công việc ít được ưu tiên hơn.
Các mức độ ưu tiên bạn có thể đặt ra gồm: Quan trọng và khẩn cấp, quan trọng nhưng không khẩn cấp, không quan trọng nhưng khẩn cấp, không quan trọng và không khẩn cấp.
4. Tập trung làm việc trong khung “giờ vàng” của bản thân
Mỗi người đều có một khung thời gian làm việc hiệu quả hơn hẳn
các khung giờ khác. Nếu tập trung làm vào khung giờ này thì khả năng hoàn thành công việc hiệu quả sẽ cao hơn những khung giờ khác.
Có người cảm thấy tỉnh táo và làm việc tốt nhất vào buổi sáng, có người là vào buổi chiều, có người lại tập trung tốt nhất vào buổi đêm trong không gian yên tĩnh. Bạn có thể thử khảo sát hiệu quả làm việc của chính mình trong nhiều khung giờ khác nhau để tìm ra “khung giờ vàng” của bản thân.
Xác định khung “giờ vàng” để tập trung làm việc.
5. Đặt deadline cho tất cả mọi việc
Lên kế hoạch làm việc hay liệt kê công việc chỉ là bước đầu tiên để làm việc hiệu quả. Về cơ bản để sử dụng thời gian hiệu quả cho tất cả các công việc thì bạn cần phải đặt thời hạn hoàn thành cho từng đầu việc của mình.
Việc đặt thời hạn bắt buộc sẽ ép bạn đối diện với thực tế rằng bạn phải xác định, ước lượng thời gian cho từng công việc, bạn còn bao nhiêu thời gian để hoàn thành việc này? Khi bạn nhìn thấy vấn đề một cách tổng quát, bạn sẽ phải sắp xếp để hoàn thành công việc đúng hạn.
Việc đặt deadline cho công việc còn giúp bạn tránh được thói quen xấu là trì hoãn. Bạn sẽ không bị tiêu tốn thời gian vô ích vào những việc không quan trọng chen ngang, bởi quỹ thời gian đó theo kế hoạch đã được ấn định để hoàn thành công việc cụ thể.
>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.
6. Không cố gắng làm tất cả mọi việc
Với một quỹ thời gian có hạn, bạn không thể hoàn thành quá nhiều việc, nếu cố dồn tất cả mọi việc vào một lúc sẽ dễ dẫn tới tình trạng việc gì cũng dở dang. Không phải mọi việc đều quan trọng và cần thiết nên bạn cần biết cách chọn lọc, nói “KHÔNG” với những việc không tạo ra giá trị.
Khi lựa chọn các công việc, bạn cần xem xét các yếu tố sau để quyết định có làm hay không:
- Công việc đó có phục vụ cho mục tiêu chung của bạn không?
- Công việc đó tốn bao nhiêu thời gian?
- Nếu không làm công việc đó, bạn có bị ảnh hưởng không?
7. Rèn luyện tính kỷ luật và thói quen
Kỷ luật tốt sẽ tạo sức mạnh để bạn hoàn thành công việc theo kế hoạch chỉn chu và đạt hiệu quả cao nhất. Đồng thời, để sử dụng thời gian khoa học, bạn cần tập cho bản thân tính kỷ luật cao, thói quen tiết kiệm thời gian.
Rèn luyện tính kỷ luật của bản thân.
Bạn hãy tự đặt ra một số nguyên tắc cho riêng mình và tuân thủ những nguyên tắc đó. Có thể thời gian đầu, bạn sẽ cảm thấy khó chịu, chán nản nhưng khi tập từ từ, bạn sẽ dần làm quen. Sống và làm việc theo khuôn khổ sẽ giúp bạn có nhiều thời gian hơn, không phải lo chạy đua với thời gian.
Trên đây là 7 mẹo quản lý thời gian mà bạn nên tham khảo. Quản lý thời gian là việc không hề đơn giản trong cuộc sống hiện đại, nhưng nếu bạn biết áp dụng một số bí quyết như trên thì chắc chắn sẽ sử dụng thời gian hiệu quả hơn, làm việc năng suất hơn.
Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu được tư vấn thêm về giải pháp quản lý văn phòng điện tử CloudOffice, xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://cloudoffice.com.vn
