Thông tin chi tiết về thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai theo mẫu số 04/SS-HĐĐT được quy định tại Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Xem thêm:
- 6 mẫu công văn giải trình thuế MỚI
- Cách viết hóa đơn điều chỉnh/thay thế sai tên hàng hóa
1. Khi nào phải gửi mẫu số 04/SS-HĐĐT Thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai đến Cơ quan Thuế?
Căn cứ khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trường hợp hóa đơn có sai sót về tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác nhưng không sai về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa/dịch vụ ghi trên hóa đơn, thì:
- Người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn.
- Đồng thời, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Xem ngay cách kiểm tra mã số thuế cá nhân hoặc kiểm tra mã số thuế doanh nghiệp để hạn chế tối đa sai sót khi lập hóa đơn.
>> Nhận ngay 50 lượt kiểm tra hóa đơn đầu vào hợp lệ miễn phí tại đây
2. Mẫu số 04/SS-HĐĐT: Thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai
Mẫu số 04/SS-HĐĐT thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai được quy định tại Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Hình thức Mẫu 04/SS-HĐĐT thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai
Tải Mẫu 04/SS-HĐĐT file docx:
Cách ghi mẫu Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC như sau:
-
STT: Ghi số thứ tự tương ứng của từng hóa đơn điện tử đã lập sai.
- Mã CQT cấp: Ghi mã do cơ quan thuế cấp đối với hóa đơn điện tử có mã của CQT; trường hợp hóa đơn không có mã của CQT thì để trống.
- Ký hiệu mẫu hóa đơn: Nhập theo quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 91.
- Ký hiệu hóa đơn: Nhập theo quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 91
- Số hóa đơn điện tử: Ghi số hóa đơn theo dãy số tự nhiên, tối đa 08 chữ số.
- Ngày lập hóa đơn: Ghi thời điểm lập hóa đơn tương ứng với từng loại hàng hóa, dịch vụ theo quy định.
- Loại hóa đơn điện tử: Xác định và ghi đúng một trong các loại sau:
-
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế;
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không có mã của cơ quan thuế;
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
- Thông báo/Giải trình:
-
- Trường hợp người bán phát hiện sai sót, thực hiện thông báo;
- Trường hợp cơ quan thuế có thông báo, người nộp thuế thực hiện giải trình theo yêu cầu.
- Lý do/Thông báo của CQT: Ghi cụ thể, rõ ràng lý do sai sót, ví dụ: sai tên, sai địa chỉ, sai số tiền bằng chữ.
3. Hướng dẫn gửi thông báo hóa đơn điện tử lập sai theo mẫu số 04/SS-HĐĐT trên MISA Meinvoice
Để gửi thông báo sai sót mẫu số 04/SS-HĐĐT trên phần mềm quản lý hóa đơn MISA Meinvoice bạn thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử MISA Meinvoice
- Bước 2: Chọn “Xử lý hóa đơn” >> chọn “Thông báo sai sót” >> chọn hóa đơn sai sót cần thông báo
- Bước 3: Chọn Điều chỉnh/Thay thế/Giải trình >> điền lý do sai sót
- Bước 4: Ký điện tử >> Chọn “Gửi” hoàn thành gửi thông báo sai sót lên CQT
Để tối ưu hóa việc kiểm tra hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp có thể sử dụng MISA meInvoice nhằm tự động rà soát, giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế tối đa sai sót.
4. Cách kiểm tra hóa đơn đã lập sai đã nộp TBSS mẫu 04/SS-HĐĐT cho CQT hay chưa?
Có 2 cách để kế toán có thể tra cứu hóa đơn điện tử sai sót (Thay thế/Điều chỉnh) đã nộp mẫu 04/SS-HĐĐT thông báo sai sót cho cơ quan thuế hay chưa.
Cách 1: Kiểm tra trên trang hoadondientu.gdt.gov.vn
- Bước 1: Truy cập website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
- Bước 2: Nhập thông tin hóa đơn cần tra cứu => Nhấn “Tìm kiếm”
- Nhập các thông tin:
- Mã số thuế người bán (* Thông tin bắt buộc điền)
- Loại hóa đơn (* Thông tin bắt buộc điền)
- Ký hiệu hóa đơn (* Thông tin bắt buộc điền)
- Số hóa đơn (* Thông tin bắt buộc điền)
- Tổng tiền thuế
- Tổng tiền thanh toán
- Mã capcha (* Thông tin bắt buộc điền)
- >> Nhấn “Tìm kiếm“
- Bước 3: Kiểm tra kết quả thông tin về hóa đơn tra cứu
Khi kết quả thông tin về hóa đơn hợp lệ, màn hình sẽ hiện dòng thông tin về Trạng thái xử lý hóa đơn hiển thị là “Đã cấp mã hóa đơn“.
“Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm.”
Trường hợp thông báo hiển thị như trên nghĩa là hóa đơn không tồn tại.
“Hóa đơn có Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót ngày….. Tính chất ……., lý do ……. Cơ quan thuế tiếp nhận.
Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn đã bị Xóa/Hủy bỏ.”
Trường hợp này cho thấy hóa đơn đã hủy thành công và nộp mẫu 04/SS-HĐĐT đến CQT.
Cách 2: Kiểm tra ngay trên phần mềm lấy hóa đơn điện tử tự động
Nếu Quý đơn vị đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice, việc tra cứu tình trạng nộp TBSS Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế hay chưa là vô cùng đơn giản và thuận tiện.
- Bước 1: Tại tab Xử lý hóa đơn > chọn mục Thông báo hóa đơn sai sót
Bên cạnh đó, phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice còn giúp đơn vị tự động tổng hợp và cảnh báo các hóa đơn sai sót đã xử lý nhưng chưa lập TBSS cho cơ quan thuế, giúp đơn vị gửi TBSS đến CQT kịp thời, hạn chế bị xử phạt hành chính việc chậm nộp TBSS. Thông tin chi tiết! Kính mời anh/chị theo dõi video sau đây!
5. Giải đáp một số thắc mắc về mẫu 04 điều chỉnh hóa đơn
5.1. Thời hạn nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT lên CQT?
Căn cứ theo công văn số 5387/CCT-TTHT ngày 2/8/2023 của Cục Thuế Bình Phước – V/v nộp thông báo hóa đơn sai sót, thời hạn nộp TBSS mẫu 04/SS-HĐĐT đến Cơ quan Thuế như sau:
- Trường hợp 1: Trường hợp người bán tự phát hiện ra sai sót và gửi thông báo sai sót tới CQT:
Đối với hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức Điều chỉnh hoặc Thay thế thì thời gian nộp TBSS mẫu 04/SS-HĐĐT đến Cơ quan Thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử đã xử lý sai sót.
Ví dụ: Nếu DN lập hóa đơn vào tháng 6, đến tháng 07 DN phát hiện hóa đơn có sai sót thì hạn chót để DN gửi thông báo 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế là ngày 31/07/2025 (nếu kê khai theo tháng) hoặc ngày 30/9/2025 (nếu kê khai theo quý).
- Trường hợp 2: Trường hợp gửi thông báo theo yêu cầu của CQT:
Trường hợp qua kiểm tra, rà soát phát hiện hóa đơn có sai sót thì CQT sẽ thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT để người bán rà soát lại hóa đơn đã xuất cho khách hàng.
Người nộp thuế tiếp nhận thông báo rà soát mẫu 01/TB-RSĐT do CQT gửi tới và thực hiện trả lời với CQT theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT.
Lưu ý: MISA khuyến nghị Anh/Chị nên gửi ngay thông báo sai sót, nếu phát hiện hóa đơn nào quên gửi thì thực hiện bổ sung ngay cho cơ quan thuế.
Trường hợp chậm nộp thông báo hóa đơn sai sót mẫu 04 cho CQT sẽ bị xử phạt được quy định tại Điều 29 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP như sau:
Số ngày chậm nộp Mức phạt Quá thời hạn quy định từ 01 – 05 ngày, có tình tiết giảm nhẹ Phạt cảnh cáo Quá thời hạn quy định từ 01 – 10 ngày, không có tình tiết giảm nhẹ Phạt tiền từ 01 – 03 triệu đồng Quá thời hạn quy định từ 11 – 20 ngày Phạt tiền từ 02 – 04 triệu đồng Quá thời hạn quy định từ 21 – 90 ngày Phạt tiền từ 04 – 08 triệu đồng Quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên hoặc không gửi thông báo sai sót Phạt tiền từ 05 – 15 triệu đồng
5.2. Quy trình nhận phản hồi của CQT về thông báo hóa đơn điện tử có sai sót
- CQT sử dụng Mẫu số 01/TB-HĐSS thông báo tới các đơn vị, cá nhân về việc tiếp nhận và kết quả xử lý v/v hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
- Trong thời hạn 01 ngày làm việc, cơ quan thuế thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý theo Mẫu số 01/TB-HĐSS
- Doanh nghiệp tiếp nhận phản hồi của cơ quan thuế qua email, tra cứu trên trên trang https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ hoặc tra cứu và nhận kết quả trên phần mềm HĐĐT có tích hợp dữ liệu đồng bộ từ dữ liệu từ CQT
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách tra cứu và xem kết quả/phản hồi của CQT về tình trạng tiếp nhận thông báo hóa đơn sai sót trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice:
- Bước 1: Xem dõi kết quả gửi thông báo đến CQT tại cột Trạng thái trên danh sách thông báo.
- Bước 2: Xem chi tiết trạng thái phản hồi kết quả gửi tờ khai của CQT tại mục Lịch sử truyền nhận > Xử lý hóa đơn.
Khi CQT trả về thông điệp [301] là thông điệp cuối cùng của Thông báo sai sót đã được CQT chấp nhận. Nếu CQT chưa trả về thông điệp [301] tức Thông báo sai sót vẫn chưa được CQT chấp nhận.
5.3. Lập hóa đơn thay thế có cần gửi mẫu 04 không?
Căn cứ theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC thì doanh nghiệp không cần gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT (Thông báo về việc hóa đơn điện tử có sai sót) đến cơ quan thuế khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập sai (do sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hoặc sai về hàng hóa, dịch vụ).
Trên đây là tổng hợp những thông tin quan trọng về nghiệp vụ thông báo hóa đơn có sai sót mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế. Hy vọng rằng các kế toán có thể xử lý thuận lợi, nhanh chóng và giảm thiểu được tối đa các rủi ro, sai sót trong quá trình lập và nộp mẫu 04/SS theo từng trường hợp của đơn vị mình.
Bên cạnh đó, ngay trên giao diện phần mềm MISA meInvoice, quý khách hàng cũng có thể tham khảo các bước hướng dẫn xử lý hóa đơn sai sót chi tiết, giúp kế toán tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong công việc.
