Cách viết số tiền bằng chữ trong hóa đơn như thế nào là đúng? Cần lưu ý những gì khi viết tiêu thức số tiền trên hóa đơn? Thông tin giải đáp chi tiết sẽ có ngay trong bài viết dưới đây.
Mục Lục
1. Quy tắc chung về cách viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn
2. Những điều cần lưu ý khi viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn
3. Mẹo hạn chế viết sai số tiền bằng chữ trên hóa đơn
1. Quy tắc chung về cách viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn
Để đảm bảo tiêu thức tiền trên hóa đơn được viết chính xác, các kế toán DN phải tuân theo Thông tư 26/2015/TT-BTC được ban hành bởi Bộ Tài chính.
Cụ thể, trong Thông tư này, Bộ Tài chính đã sửa đổi Điểm k, Khoản 1, Điều 4 trong Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trong đó có đề cập tới tiêu thức chữ số trên hóa đơn.
Theo đó, chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên từ 0-9 và người viết hóa đơn được lựa chọn 1 trong 2 cách khi viết tiêu thức số tiền bằng chữ trên hóa đơn bán hàng, dịch vụ như sau:
– Cách thứ nhất: Sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ hay tỷ tỷ thì phải đặt dấu chấm (.). Đối với chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì phải đặt dấu phẩy (,).
– Cách thứ hai: Người viết hóa đơn dùng dấu phân cách các số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ hay tỷ tỷ; đồng thời sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên các chứng từ kế toán.
Cùng với đó, dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi rõ ràng bằng chữ. Nếu trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thù các chữ trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn.
2. Những điều cần lưu ý khi viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn
Ngoài việc phải nắm được các quy tắc chung về cách viết số tiền bằng chữ trong hóa đơn, các kế toán DN cũng cần phải nắm được các lưu ý cần biết khi viết tiêu thức số tiền trên hóa đơn đối với một số trường hợp đặc biệt.
– Trường hợp 1: Chữ số tận cùng là số 1
Trường hợp này, kế toán DN có thể viết theo 02 cách:
- Cách 1: Viết là “một” nếu chữ số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1.
- Cách 2: Viết là “mốt” nếu chữ số hàng chục lớn hơn hoặc bằng 2.
– Trường hợp 2: Chữ số tận cùng là số 4
Trường hợp này, kế toán DN có 2 cách viết:
- Cách 1: Viết là “bốn” nếu chữ số hàng chục nhỏ hơn hoặc bằng 1.
- Cách 2: Viết là “tư” nếu chữ số hàng chục lớn hơn hoặc bằng 2.
– Trường hợp 3: Chữ số tận cùng là số 5
Trường hợp này, kế toán DN cũng sẽ có 2 cách viết:
- Cách 1: Viết là “lăm” nếu chữ số hàng chục lớn hơn 0 và nhỏ hơn hoặc bằng 9.
- Cách 2: Viết là “năm” nếu chữ số hàng chục bằng 0 hoặc được kết hợp với từ chỉ tên hàng là từ “mươi” ở phía sau”.
Thực tế, hiện nay rất nhiều kế toán có thói quen khi viết số tiền bằng chữ có thêm chữ “y” hoặc “chẵn” nhằm biểu đạt số tiền tròn.
Việc này không cần thiết song nếu viết thì cũng không hoàn toàn không sai, hóa đơn vẫn được coi là hợp lệ.
>> Có thể bạn quan tâm: Nội dung trên hóa đơn điện tử.
3. Mẹo hạn chế viết sai số tiền bằng chữ trên hóa đơn
Số tiền là một trong những tiêu thức quan trọng, đòi hỏi kế toán phải viết chính xác tuyệt đối trên hóa đơn bởi chỉ cần “sai một li đi một dặm”, kế toán có thể sẽ phải hủy và lập lại hóa đơn mới.
Hiện nay, một trong những lỗi sai mà không ít kế toán thường gặp phải khi viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn đó chính là chính tả, lẫn lộn “l” và “n”.
Nguyên nhân chủ yếu là do yếu tố vùng miền, thói quen nói tiếng địa phương dẫn tới viết sai.
Một trong những mẹo hữu ích để khắc phục hiệu quả lỗi này, hạn chế tối đa viết sai tiêu thức số tiền bằng chữ trên hóa đơn đó là kế toán DN phải đảm bảo mình đọc số đúng.
Cách đọc số tự nhiên đúng nhất là đọc từ trái sang phải, đọc từng lớp, mỗi lớp gồm 03 chữ số. Khi đã đọc đúng rồi thì kế toán DN cũng sẽ dễ viết đúng hơn.
Bên cạnh đó, để viết đúng, kế toán DN cũng cần phải tuân theo các thứ tự như: liệt kê các hàng theo thứ tự từ lớn đến bé, các định giá trị của mỗi hàng rồi viết vào hàng đó các giá trị, viết số theo từng lớp từ trái qua phải, đồng thời viết đúng theo thứ tự hàng, từ cao xuống thấp.
Ngoài ra, lưu ý rằng, muốn viết đúng số tiền bằng chữ trên hóa đơn, kế toán phải đảm bảo tổng số tiền đã được tính chính xác tuyệt đối.
Hay để chắc chắn hơn, doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử.
Là một giải pháp hóa đơn thông minh của thời đại 4.0, không chỉ giúp tối ưu chi phí mà vẫn nâng cao hiệu quả công tác hóa đơn, trong quá trình lập, hệ thống hóa đơn điện tử sẽ hỗ trợ kế toán tự động tính tổng số tiền trên hóa đơn, đảm bảo chính xác tuyệt đối.
Nhờ đó, kế toán sẽ hạn chế tối đa được nguy cơ viết sai số tiền bằng chữ trên hóa đơn.
Mọi thắc mắc về cách viết số tiền bằng chữ trong hóa đơn sao cho đúng hoặc muốn được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ: Miền Bắc: 1900 4767, Miền Nam – Miền Trung: 1900 4768.
