1. Báo cáo là gì? Có những loại chế độ báo cáo nào?
Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 09/2019/NĐ-CP, báo cáo là một loại văn bản hành chính (gồm cả dưới dạng giấy và điện tử) của cơ quan, tổ chức, cá nhân nhằm thể hiện tình hình, kết quả thực hiện công việc. Từ đó, giúp cho cơ quan, người có thẩm quyền có thông tin để phân tích, đánh giá, điều hành và ban hành các chủ trương, quyết định quản lý phù hợp.
Trong đó, chế độ báo cáo trong các cơ quan hành chính nhà nước là những yêu cầu cụ thể về việc thực hiện báo cáo do cơ quan, người có thẩm quyền trong hệ thống hành chính nhà nước ban hành và bắt buộc thực hiện.
Thời gian chốt số liệu báo cáo là được tính từ thời điểm bắt đầu lấy số liệu của kỳ báo cáo đến thời điểm kết thúc việc lấy số liệu để thực hiện việc xây dựng báo cáo.
Theo Điều 4 Nghị định 09/2019, hiện nay có các loại chế độ báo cáo sau:
– Báo cáo định kỳ: Dùng để đáp ứng yêu cầu thông tin tổng hợp của các cơ quan hành chính nhà nước, được thực hiện theo một chu kỳ xác định và lặp lại nhiều lần.
– Báo cáo chuyên đề: Để đáp ứng yêu cầu thông tin có tính chuyên sâu về một chủ đề nào đó và phải thực hiện một hoặc nhiều lần trong một khoảng thời gian nhất định.
– Báo cáo đột xuất: Để đáp ứng yêu cầu thông tin về các vấn đề phát sinh bất thường, đột xuất.
Ngoài ra, căn cứ vào mức độ hoàn thành công việc còn có thể phân loại báo cáo thành báo cáo sơ kết và báo cáo tổng kết. Theo đó:
– Báo cáo sơ kết: Là báo cáo về một công việc đang còn được tiếp tục thực hiện. Loại báo cáo này giúp lãnh đạo cơ quan, tổ chức có thể thường xuyên nắm bắt tình hình thực tế, từ đó có những chỉ đạo sát sao, kịp thời.
– Báo cáo tổng kết: Được dùng sau khi đã hoàn thành hoặc cơ bản hoàn thành một công việc nhất định. Mục đích của chế độ báo cáo này nhằm đánh giá lại quá trình thực hiện một công việc, so sánh kết quả đạt được với mục tiêu, nhiệm vụ đã đề ra. Từ đó rút kinh nghiệm và xây dựng phương hướng, kế hoạch cho thời gian tới.
2. Yêu cầu khi lập báo cáo
Mặc dù không không có giá trị pháp lý rõ ràng như các biên bản được lập tại đúng thời gian và địa điểm xảy ra sự việc, nhưng các thông tin trong báo cáo vẫn phần nào ảnh hưởng đến giá trị của các quyết định quản lý bởi đây chính là sự tự phản ánh của đối tượng ban hành báo cáo. Do vậy, để đạt được mục tiêu, một bản báo cáo cần đáp ứng các yêu cầu sau đây:
– Về nội dung:
+ Bố cục của báo cáo phải đầy đủ, rõ ràng;
+ Thông tin chính xác, đầy đủ, không thêm hay bớt thông tin;
+ Đảm bảo tính trung thực, khách quan, chính xác. Theo đó, người viết báo cáo không được che giấu khuyết điểm hay đề cao thành tích mà đưa vào những chi tiết, số liệu không đúng trong thực tế;
+ Báo cáo cần phải có trọng tâm và cụ thể;
+ Nhận định đúng những ưu điểm và hạn chế diễn ra trong thực tế;
+ Xây dựng phương hướng, nhiệm vụ cho thời gian tới một cách mạch lạc và có căn cứ, phù hợp với điều kiện thời gian và điều kiện thực tế.
– Về hình thức:
+ Sử dụng đúng mẫu báo cáo theo quy định của cơ quan, đơn vị (nếu có) hoặc tự xây dựng mẫu báo báo phù hợp với mục đích, nội dung của vấn đề cần báo cáo;
+ Bản báo cáo được trình bày sạch sẽ, không có lỗi chính tả hay lỗi kỹ thuật máy tính;
+ Sử dụng cách hành văn đơn giản đơn giản, dễ hiểu, phù hợp với văn phong hành chính thông dụng.
– Về tiến độ, thời gian Báo cáo: Báo cáo cần thiết phải được ban hành một cách nhanh chóng, kịp thời.
3. Các bước để lập một bản báo cáo
Bước 01: Chuẩn bị viết báo cáo
+ Xác định mục đích của bản báo cáo;
+ Thực hiện thu thập các dữ liệu cần báo cáo;
+ Đối chiếu và phân tích các thông tin đã thu nhận được để có được thông tin chính xác đưa vào trong báo cáo;
+ Sắp xếp, tổng hợp các dữ liệu theo một trật tự nhất định để đưa vào báo cáo;
+ Dự kiến đánh giá tình hình, rút kinh nghiệm, đề xuất.
Bước 02: Xây dựng đề cương báo cáo
Dựa trên cơ sở những thông tin đã thu thập được và mục đích của việc báo cáo, người viết cần lựa chọn các thông tin về những vấn đề gần nhau để đưa vào phần nội dung.
Bước 03: Viết báo cáo
Bước 04: Hoàn thiện báo cáo
4. Một số mẫu Báo cáo được sử dụng phổ biến nhất
4.1. Mẫu Báo cáo thành tích cá nhân
– Mẫu số 01 (đối với cá nhân)
– Mẫu số 02 (dành cho Đảng viên):
– Mẫu số 03 (dành cho tổ chức)
4.2. Mẫu Báo cáo công việc
– Mẫu số 01 (Báo cáo công việc theo ngày)
– Mẫu số 02 (Báo cáo công việc theo tuần)
– Mẫu số 03 (Báo cáo công việc theo tháng)
Xem thêm: Hướng dẫn cách viết Báo cáo công việc
4.3. Mẫu Báo cáo tổng kết năm
Trên đây là một số Mẫu Báo cáo được dùng phổ biến. Nếu gặp vướng mắc bất kỳ vấn đề liên quan nào, độc giả có thể liên hệ 1900.6192 để được giải đáp.
