Quy định hồ sơ, sổ sách và công tác quản lý đối với các trường học trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa, năm học 2019-2020
(Vũ Mỹ Long, Phó Chánh VP Sở)
Thực hiện Chỉ thỉ số: 138/CT-BGDĐT ngày 18/01/2019 của Bộ GD&ĐT về việc chấn chỉnh tình trạng lạm dụng hồ sơ, sổ sách trong nhà trường; căn cứ Điều lệ trường học; theo đề nghị của các phòng chuyên môn: Giáo dục Mầm non, Giáo dục Tiểu học, Giáo dục Trung học, Quản lý Đào tạo và GDTX, Sở GD&ĐT Thanh Hóa đã ban hành Công văn số 620/SGDĐT – VP, ngày 25/3/2019 Quy định hồ sơ, sổ sách và công tác quản lý đối với các trường học trên địa bàn tỉnh từ năm học 2019-2020, cụ thể:
I. Hồ sơ, sổ sách
1. Trường Mầm non
a. Đối với nhà trường
– Sổ đăng bộ;
– Hồ sơ phổ cập (nhà trường tự in từ phần mềm);
– Hồ sơ quản lý trẻ em;
– Hồ sơ quản lý trẻ em học hòa nhập (nếu có);
– Hồ sơ quản lý nhân sự;
– Hồ sơ quản lý chuyên môn (sổ TH chất lượng ND, CS, GD trẻ, sổ sức khỏe trẻ em);
– Sổ lưu trữ các văn bản, công văn
– Hồ sơ quản lý tài sản, cơ sở vật chất, tài chính
– Hồ sơ quản lý bán trú
b. Đối với giáo viên
– Sổ kế hoạch giáo dục trẻ em;
– Sổ theo dõi trẻ: Điểm danh, khám sức khỏe, theo dõi đánh giá chất lượng trẻ;
– Sổ chuyên môn: Sổ dự giờ, tham quan học tập, sổ tổng hợp nhóm, lớp ghi chép các hoạt động chuyên môn;
– Sổ theo dõi tài sản của nhóm trẻ, lớp mẫu giáo;
2. Trường Tiểu học
a. Đối với nhà trường:
– Sổ đăng bộ;
– Sổ phổ cập giáo dục tiểu học (nhà trường tự in ra từ phần mềm);
– Sổ theo dõi kết quả kiểm tra, đánh giá học sinh;
– Hồ sơ giáo dục đối với học sinh khuyết tật (nếu có);
– Học bạ của học sinh;
– Sổ nghị quyết;
– Sổ kế hoạch công tác;
– Sổ quản lí cán bộ, giáo viên, nhân viên;
– Sổ khen thưởng, kỉ luật;
– Sổ quản lí tài sản, tài chính;
– Sổ theo dõi sử dụng thiết bị;
– Sổ quản lí các văn bản, công văn.
– Hồ sơ quản lí thư viện:
+ Kế hoạch hoạt động thư viện;
+ Sổ đăng kí tổng quát;
+ Sổ đăng kí sách giáo khoa;
+ Sổ đăng kí cá biệt;
+ Sổ cho giáo viên mượn sách;
+ Sổ cho học sinh mượn sách;
b. Đối với tổ chuyên môn:
– Sổ sinh hoạt chuyên môn (Kế hoạch hoạt động chuyên môn và nội dung các cuộc họp chuyên môn);
c. Đối với giáo viên:
– Sổ kế hoạch giảng dạy;
– Giáo án (bài soạn);
– Bảng tổng hợp kết quả đánh giá giáo dục;
– Sổ ghi chép sinh hoạt chuyên môn và dự giờ;
– Sổ chủ nhiệm (đối với giáo viên làm công tác chủ nhiệm lớp);
– Sổ công tác Đội (đối với Tổng phụ trách Đội).
3. Trường THCS
a. Đối với nhà trường:
– Sổ đăng bộ;
– Sổ theo dõi học sinh chuyển đi, chuyển đến;
– Sổ theo dõi phổ cập giáo dục;
– Sổ gọi tên và ghi điểm (dự kiến sử dụng sổ điểm điện tử từ năm học 2019- 2020);
– Sổ ghi đầu bài;
– Học bạ học sinh;
– Sổ quản lý cấp phát văn bằng, chứng chỉ;
– Sổ nghị quyết của nhà trường và nghị quyết của Hội đồng trường;
– Hồ sơ thi đua;
– Hồ sơ kiểm tra, đánh giá giáo viên và nhân viên;
– Hồ sơ kỷ luật;
– Sổ quản lý và hồ sơ lưu trữ các văn bản, công văn đi, đến;
– Sổ quản lý tài sản, thiết bị giáo dục:
+ Sổ quản lý tài sản;
+ Sổ danh mục thiết bị;
+ Sổ kế hoạch sử dụng thiết bị;
+ Sổ theo dõi sử dụng thiết bị.
– Sổ quản lý tài chính;
– Hồ sơ quản lý thư viện:
+ Kế hoạch hoạt động thư viện năm học…;
+ Sổ đăng ký tổng quát;
+ Sổ đăng kí sách giáo khoa;
+ Sổ đăng kí cá biệt;
+ Sổ cho giáo viên mượn sách;
+ Sổ cho học sinh mượn sách;
+ Sổ theo dõi kinh phí hoạt động thư viện;
+ Công tác xã hội hóa, góp sách xây dựng thư viện
– Hồ sơ theo dõi sức khoẻ học sinh:
+ Sổ theo dõi sức khỏe học sinh (mỗi học sinh 01 quyển);
+ Sổ theo dõi tổng hợp tình hình sức khỏe học sinh.
+ Hồ sơ giáo dục đối với học sinh khuyết tật (nếu có);
– Sổ gọi tên và ghi điểm (trường học mới);
– Học bạ học sinh (trường học mới).
– Phiếu đánh giá xếp loại giờ dạy giáo viên trung học.
b. Đối với tổ chuyên môn
– Sổ sinh hoạt chuyên môn (dành cho tổ, nhóm chuyên môn): Kế hoạch hoạt động chuyên môn và nội dung các cuộc họp chuyên môn;
– Sổ kế hoạch công tác (đối với CBQL).
c. Đối với giáo viên
– Giáo án (bài soạn);
– Sổ dự giờ và ghi chép sinh hoạt chuyên môn;
– Sổ kế hoạch giảng dạy (Kế hoạch giảng dạy và đăng ký giảng dạy).
– Sổ điểm cá nhân;
– Sổ chủ nhiệm (đối với giáo viên làm công tác chủ nhiệm lớp).
4. Trường THPT (THCS-THPT)
a. Đối với nhà trường:
– Sổ đăng bộ;
– Sổ theo dõi học sinh chuyển đi, chuyển đến;
– Sổ gọi tên và ghi điểm (dự kiến sử dụng sổ điểm điện tử từ năm học 2019- 2020);
– Sổ ghi đầu bài;
– Học bạ học sinh;
– Sổ quản lý cấp phát văn bằng, chứng chỉ;
– Sổ nghị quyết của nhà trường và nghị quyết của Hội đồng trường;
– Hồ sơ thi đua;
– Hồ sơ kiểm tra, đánh giá giáo viên và nhân viên;
– Hồ sơ kỷ luật;
– Sổ quản lý và hồ sơ lưu trữ các văn bản, công văn đi, đến;
– Sổ quản lý tài sản, thiết bị giáo dục:
+ Sổ quản lý tài sản;
+ Sổ danh mục thiết bị;
+ Sổ kế hoạch sử dụng thiết bị;
+ Sổ theo dõi sử dụng thiết bị.
– Sổ quản lý tài chính;
– Hồ sơ quản lý thư viện;
+ Kế hoạch hoạt động thư viện năm học…;
+ Sổ đăng ký tổng quát;
+ Sổ đăng kí sách giáo khoa;
+ Sổ đăng kí cá biệt;
+ Sổ cho giáo viên mượn sách;
+ Sổ cho học sinh mượn sách;
+ Sổ theo dõi kinh phí hoạt động thư viện;
+ Công tác xã hội hóa, góp sách xây dựng thư viện
– Hồ sơ theo dõi sức khoẻ học sinh:
+ Sổ theo dõi sức khỏe học sinh;
+ Sổ theo dõi tổng hợp tình hình sức khỏe học sinh.
– Hồ sơ giáo dục đối với học sinh khuyết tật (nếu có);
– Phiếu đánh giá, xếp loại giờ dạy giáo viên trung học.
b. Đối với tổ chuyên môn:
– Sổ sinh hoạt chuyên môn (dành cho tổ, nhóm chuyên môn): Kế hoạch hoạt động chuyên môn và nội dung các cuộc họp chuyên môn;
– Sổ kế hoạch công tác (dành cho CBQL).
c. Đối với giáo viên:
– Giáo án (bài soạn);
– Sổ dự giờ và ghi chép sinh hoạt chuyên môn;
– Sổ kế hoạch giảng dạy (Kế hoạch giảng dạy và đăng ký giảng dạy);
– Sổ điểm cá nhân;
– Sổ chủ nhiệm (đối với giáo viên làm công tác chủ nhiệm lớp).
5. TTGDTX (TTGDNN-GDTX)
a. Đối với trung tâm GDTX
– Sổ kế hoạch và chương trình hoạt động;
– Sổ nghị quyết của trung tâm;
– Sổ đăng bộ (bao gồm sổ đăng bộ giáo viên và sổ đăng bộ học viên);
– Sổ gọi tên và ghi điểm;
– Sổ ghi đầu bài;
– Học bạ của học viên;
– Sổ theo dõi cấp phát văn bằng, chứng chỉ;
– Sổ kiểm tra, đánh giá giáo viên về công tác chuyên môn;
– Sổ thi đua;
– Sổ theo dõi các văn bản, công văn đi, đến; cặp lưu trữ văn bản, công văn;
– Sổ quản lý tài sản, tài chính.
b. Đối với giáo viên
– Sổ kế hoạch giảng dạy;
– Giáo an;
– Sổ dự giờ;
– Sổ điểm cá nhân;
– Sổ giáo viên chủ nhiệm lớp;
– Sổ bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ.
II. Công tác quản lý
1. Đối với Sở Giáo dục và Đào tạo
– Trên cơ sở đăng ký của đơn vị, trường học có trách nhiệm phát hành hồ sơ, sổ sách đầy đủ, kịp thời, đảm bảo quy định.
– Quản lý chặt chẽ phát hành hồ sơ, sổ sách (đóng dấu Sở GD&ĐT vào phía trên bìa của hồ sơ, sổ sách nhà trường trước khi phát hành);
– Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, chỉ đạo cơ sở giáo dục và xử lý nghiêm những đơn vị thực hiện sai quy định.
2. Đối với phòng GD&ĐT huyện, thị, thành phố
– Hướng dẫn, triển khai, chỉ đạo các cơ sở giáo dục trên địa bàn thực hiện các quy định của Bộ GD&ĐT, Sở GD&ĐT về sử dụng, quản lý, lưu trữ hồ sơ, sổ sách nhà trường; tuyệt đối không chỉ đạo phát hành hoặc trực tiếp phát hành thêm các loại hồ sơ, sổ sách của nhà trường và của giáo viên ngoài quy định của Bộ GD&ĐT, Sở Giáo dục và Đào tạo.
– Tăng cường kiểm tra cơ sở và xử lý nghiêm các tập thể, cá nhân vi phạm quy định.
3. Đối với các trường học (cơ sở giáo dục)
Thực hiện nghiêm túc các quy định về sử dụng, quản lý, lưu trữ hồ sơ, sổ sách của Bộ GD&ĐT, Sở GD&ĐT; nghiêm cấm tự ý phát hành hồ sơ; sửa chữa, tẩy xóa hồ sơ; làm mất hồ sơ./.
