Gộp ô và cột trong Excel là một thao tác rất đơn giản và thường gặp khi dùng Excel. Hãy cùng Điện máy XANH tìm hiểu cách gộp ô và cột trong Excel nhanh chóng, không mất dữ liệu chi tiết, đơn giản nhất qua bài viết này nhé!
1Tại sao nên gộp ô trong Excel?
- Tăng tính thẩm mỹ: Gộp ô giúp bảng tính trong Excel trông gọn gàng, thẩm mỹ và giúp việc theo dõi thông tin trên trang tính dễ dàng hơn.
- Giảm sự lặp lại: Nếu trang tính có nhiều ô cùng nội dung và ở cạnh nhau, việc gộp ô lại không chỉ tránh được sự trùng lặp thông tin mà còn giúp bạn giảm thời gian chỉnh sửa.
- Thể hiện các dữ liệu liên quan: Việc gộp ô lại sẽ giúp người đọc dễ nhận ra sự liên quan trong một nhóm dữ liệu, từ đó giúp cho việc theo dõi bảng tính trở nên thuận tiện hơn.
- Tiết kiệm diện tích trên bảng tính: Các ô khi được gộp lại với nhau có thể giúp giảm diện tích sử dụng bảng tính và nhìn sạch sẽ, gọn gàng hơn.
Gộp ô trong Excel giúp trang tính trong gọn gàng và thẩm mỹ hơn
2Cách gộp ô và cột trong Excel không mất dữ liệu
Sử dụng chức năng CONCATENATE
Excel cũng có sẵn hàm CONCATENATE để bạn thực hiện gộp ô thủ công.
Ví dụ: =CONCATENATE(A1,”, “,B1) sẽ cho kết quả như sau:
Kết quả khi sử dụng hàm CONCATENATE trong Excel
Ngoài ra, bạn cũng có thể dùng trực tiếp cú pháp sau: =[text1]&[text2]&[text3]&…
Ví dụ: =A1&”, “&B1. Kết quả cho ra cũng tương tự như bạn sử dụng hàm CONCATENATE.
Kết quả tương tự như khi sử dụng hàm CONCATENATE
Tuy nhiên, hàm CONCATENATE sẽ cho kết quả trong một ô riêng biệt với các ô chứa dữ liệu. Do đó, để gộp các ô trên vào vị trí trên cùng bên trái của dữ liệu gốc, bạn thực hiện như sau:
Bước 1: Copy ô chứa công thức CONCATENATE.
Bước 2: Dán giá trị vừa sao chép vào ô trên cùng bên trái dữ liệu gốc bằng lệnh Paste > Values.
Sử dụng công cụ Paste Special > Values để dán giá trị vừa sao chép
Sử dụng chức năng Merge & Center
Bước 1: Chọn các ô mà bạn muốn gộp. Lưu ý: các ô phải ở liền kề nhau.
Bước đầu tiên là chọn các ô mà bạn muốn gộp
Bước 2: Chọn thẻ Home > chọn mục Alignment.
Bạn chọn Home và sau đó chọn mục Alignment
Bước 3: Chọn kiểu gộp trong Merge & Center.
- Merge & Center: Gộp nhiều ô được chọn thành một ô duy nhất và căn giữa thông tin trong ô.
- Merge Across: Gộp nhiều ô được chọn thành từng hàng riêng biệt.
- Merge Cells: Gộp nhiều ô được chọn thành một ô duy nhất và không căn giữa thông tin trong ô.
- Unmerge Cells: Hủy gộp ô.
Cuối cùng là chọn kiểu gộp trong Merge & Center
Dùng toán tử &
Toán tử & là cách ghép nối (kết hợp) một hoặc nhiều chuỗi văn bản để tạo một đoạn văn bản duy nhất. Với cách này, bạn có thể ghép 2 cột trong Excel nhanh chóng mà không bị mất dữ liệu.
Bạn áp dụng công thức sử dụng toán tử =A2&” “&B2. Trong đó A2, B2 là 2 ô bạn cần ghép dữ liệu. Để giá trị giữa ô A2 có khoảng cách với giá trị ô B2, bạn hãy thêm một khoảng trống giữa 2 dấu ngoặc kép. Ngược lại, nếu bạn muốn dữ liệu của 2 ô viết liền không cách, hãy để 2 dấu ngoặc kép liền kề nhau.
Bước 1: Nhập công thức toán tử =A2&” “&B2.
Bạn nhập công thức toán tử &
Bước 2: Nhấn Enter và xem kết quả.
Nhấn Enter và xem kết quả
Bước 3: Áp dụng công thức và thực hiện tương tự vào các ô tiếp theo và có được kết quả như hình phía dưới.
Thực hiện tương tự vào các ô tiếp theo
Sử dụng Merge Cells for Excel
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng công cụ ngoài Merge Cells for Excel để gộp nhiều ô trong Excel mà không làm mất dữ liệu.
Cụ thể hơn, công cụ giúp bạn gộp được cả hàng và cột, đồng thời hỗ trợ đa dạng định dạng dữ liệu, bạn có thể gộp cả ngày tháng và kí tự đặc biệt.
Hơn nữa, công cụ còn cho phép bạn điều chỉnh kết quả mong muốn sau khi gộp, chẳng hạn như bỏ qua ô trống, xuống dòng, hoặc tách các giá trị gộp bằng khoảng cách, dấu phẩy,…
Để gộp ô bằng Merge Cells for Excel, bạn thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy tải công cụ Merge cells for Excel về tại đây.
Công cụ bổ trợ Merge Cells for Excel
Bước 2: Chọn tất cả ô cần gộp.
Bước 3: Tại tab Ablebits Data, chọn Merge Cells. Tại đây, bạn có thể điều chỉnh thông số và tính năng gộp để có kết quả gộp mong muốn.
Tại tab Ablebits Data, chọn Merge Cells
Gồm có những lựa chọn sau:
- Select your range: Chọn vùng dữ liệu cần gộp.
- How to merge: Chọn cách thức gộp, gồm có: Columns into one (gộp theo chiều ngang tất cả các cột về cột đầu tiên), Rows into one (gộp theo chiều dọc tất cả các hàng về hàng đầu tiên), Cells into one (gộp tất cả dữ liệu về cùng 1 ô).
- Separate values with: Chọn ký tự phân cách giữa các giá trị gộp.
- Place the results to: Chọn vị trí cho kết quả gộp.
- Clear the contents of the selected cells: Dữ liệu của các ô còn lại sau khi gộp sẽ bị xoá.
- Merge all areas in the selection: Ngoài dữ liệu được gộp, các ô cũng sẽ được gộp thành một.
- Skip empty cells: Bỏ qua các ô trống.
- Wrap text: Tự động xuống hàng khi không đủ độ rộng.
Các lựa chọn gộp của công cụ Merge Cells for Excel
Bước 4: Chọn Merge để tiến hành gộp.
Kết quả khi sử dụng công cụ Merge Cells for Excel
Sử dụng chức năng Justify
Bước 1: Bạn tô đen tất cả các ô trong cùng cột muốn gộp, điều chỉnh độ rộng của cột sao cho nó có thể được thông tin của tất cả các ô.
Bước 2: Tại phần Editing ở tab Home, chọn Fill, sau đó chọn Justify. Lưu ý rằng:
- Justify chỉ gộp được các ô có định dạng chữ (Text, General là chữ), không thể gộp số, công thức, thời gian,…
- Giữa các ô không có ô trống.
- Chiều rộng ô cần phải đủ dài để chứa hết dữ liệu cần gộp.
Sử dụng chức năng Justify
Sử dụng phím tắt
Bước 1: Chọn các ô muốn gộp > Nhấn giữ Alt cho đến khi thanh Menu xuất hiện dãy phím tắt trên màn hình.
Bước 2: Nhấn phím H > Nhấn tiếp phím M để chọn Merge & Center.
Nhấn tiếp phím M để chọn Merge & Center
Bạn có thể lựa chọn 1 trong số các tùy chọn của Merge & Center như sau:
- Chọn Merge & Center: nhấn phím C
- Chọn Merge Across: nhấn phím A.
- Chọn Merge Cells: nhấn phím M.
- Chọn Unmerge Cells: nhấn phím U.
Sau khi gộp bằng phím tắt, bạn sẽ có kết quả như sau:
Hy vọng thông tin trên bài viết sẽ giúp bạn biết cách gộp ô và cột trong Excel không mất dữ liệu chi tiết, đơn giản nhất nhé!
