Quản trị mục tiêu là một thuật ngữ phổ biến trong hoạt động kinh doanh, vận hành doanh nghiệp. Quản trị mục tiêu là gì? Phương pháp quản trị mục tiêu MBO có ưu điểm và nhược điểm gì? Hãy cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu trong nội dung dưới đây.
1. Quản trị mục tiêu (MBO) là gì?
Quản trị mục tiêu (Management By Objectives – MBO) là một phương pháp quản lý, trong đó mục tiêu được xác định cho từng cá nhân và bộ phận. MBO giúp theo dõi và đánh giá tiến trình đối với các mục tiêu trong khoảng thời gian nhất định. Từ đó tạo điều kiện cho việc điều chỉnh để đảm bảo sự phù hợp và hiệu quả.
- Mục đích của MBO:
Khi áp dụng MBO, tất cả các thành viên của ban lãnh đạo sẽ tham gia vào quá trình giám sát và thảo luận để thiết lập các mục tiêu. Các mục tiêu cần có kết quả trong một khoảng thời gian cụ thể.
- Ví dụ thực tế về MBO:
Công ty ABC đặt mục tiêu tăng doanh số bán hàng lên tổng cộng 20% so với năm trước. Các bộ phận Kinh doanh, Sản xuất, Nghiên cứu và Phát triển xác định mục tiêu cụ thể, tiến hành đo lường hiệu suất. Từng nhân viên trong phòng ban có mục tiêu cá nhân liên kết với mục tiêu tổng. Họ theo dõi tiến trình hàng tháng, điều chỉnh kế hoạch và đảm bảo rằng công ty đạt được mục tiêu tổng cộng.
2. Lợi ích khi quản trị mục tiêu theo phương pháp MBO
2.1 Đẩy mạnh công tác định hướng, lập kế hoạch
Áp dụng MBO sẽ giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu rõ ràng và phát triển theo mục tiêu chung. Hơn nữa, việc đặt ra các mục tiêu quản lý sẽ thúc đẩy sự quan tâm của các nhà quản lý đối với kết quả thay vì chỉ quan tâm đến cách làm việc.
2.2 Tạo động lực làm việc
Tất cả nhân viên cấp dưới cần tham gia vào việc xây dựng công cụ đánh giá hướng và hiệu suất. Điều này không chỉ định hướng cho doanh nghiệp mà còn tạo sự cam kết và đồng thuận giữa các bộ phận. Nhờ đó, hoạt động của doanh nghiệp sẽ trở nên mượt mà hơn.
2.3 Nâng cao tinh thần hợp tác
MBO giúp các công ty định rõ hướng dẫn mục tiêu cá nhân hướng đến mục tiêu tổng thể. Để tạo và xác minh các mục tiêu, mỗi cá nhân cần đảm nhiệm một vai trò cụ thể trong tổ chức. Từ đó, các công ty có thể dễ dàng liên kết các phòng ban khác nhau để tăng cường sự hợp tác kinh doanh của họ.
2.4 Đánh giá chính xác, minh bạch, công bằng
MBO giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá hiệu suất của từng nhân viên dựa trên hướng dẫn công việc cụ thể. Nó cũng cho phép các công ty đánh giá công bằng nhân viên dựa trên kết quả đạt được một cách khách quan và dựa vào thực tế.
2.5 Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực
Phương pháp quản trị Mục tiêu (MBO) thúc đẩy sự phát triển và tự học của mọi thành viên trong tổ chức. Khi áp dụng phương pháp này, các nhà quản lý có cơ hội học hỏi và tích lũy nhiều kinh nghiệm, dẫn đến sự thay đổi trong cách tư duy. MBO cũng thúc đẩy nhân viên cải thiện bản thân để đạt mục tiêu cá nhân.
3. Ưu điểm và nhược điểm của phương pháp MBO
3.1 Ưu điểm của phương pháp quản lý theo mục tiêu
- Khuyến khích sự tự chủ của mỗi nhân viên và hoạt động quản trị trong doanh nghiệp.
- Giảm thiểu thời gian tác động của bộ phận lãnh đạo.
- Tạo sự linh hoạt, khả năng ứng phó tự động đối với các tình huống bất ngờ.
- Thúc đẩy việc quản lý theo cách minh bạch và công bằng, căn cứ vào năng lực riêng của từng bộ phận và nhân viên.
3.2 Nhược điểm của phương pháp quản trị mục tiêu
- Không đảm bảo sự tập trung tối ưu của người lao động.
- Quá trình kiểm soát các quy trình quản lý cụ thể trong công ty có thể gặp khó khăn.
- Có nguy cơ quản trị công ty thay đổi hướng một cách ngoài dự kiến.
- Đòi hỏi đội ngũ quản lý thực hiện MBO cần phải có tinh thần trách nhiệm cao.
- Khó khăn trong việc kiểm soát chi phí và duy trì sự nhất quán trong việc thực hiện mục tiêu.
4. Quy trình của phương pháp quản trị mục tiêu MBO
4.1 Xác định mục tiêu của doanh nghiệp và nhân viên
Bên cạnh các mục tiêu dài hạn như tầm nhìn, sứ mệnh và chiến lược phát triển của tổ chức, các mục tiêu do người quản lý đặt ra chỉ có tính tạm thời và dựa trên những quan sát và đánh giá về những gì công ty cần đạt được trong một khoảng thời gian cụ thể.
Khi nhân viên được cung cấp thông tin về kế hoạch, chiến lược và mục tiêu tổng thể, người quản lý có thể làm việc cùng họ để phát triển các mục tiêu riêng biệt cho từng vị trí.
Đây là cuộc trò chuyện để chia sẻ cách họ có thể sử dụng tối ưu các tài nguyên có sẵn trong một khoảng thời gian nhất định và đặt ra các mục tiêu khả thi cho tổ chức hoặc bộ phận của họ.
Khi xác định mục tiêu cho nhân viên, hãy tập trung vào việc áp dụng nguyên tắc 80/20, tập trung vào việc xác định 20% mục tiêu chính quyết định 80% còn lại.
Góc bật mí: Tại sao doanh nghiệp lại nên dùng phần mềm KPI cho doanh nghiệp của mình
4.2 Lập kế hoạch hành động
Bước này liên quan đến việc thiết lập mục tiêu cụ thể cho từng cá nhân hoặc bộ phận, đồng thời xác định cách thức để đạt được mục tiêu đó. Các mục tiêu phải cụ thể, đo lường được và có thời hạn xác định.
4.3 Kiểm soát quá trình thực hiện
Ở bước này, những người có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ và mục tiêu cần theo dõi và báo cáo tiến trình đối với các mục tiêu đã đặt ra. Điều này giúp đảm bảo rằng công việc đang diễn ra theo đúng kế hoạch và gửi thông tin quan trọng lên cấp quản lý.
4.4 Đánh giá hiệu quả công việc
Sau khi hoàn thành mục tiêu hoặc trong khoảng thời gian quy định, quá trình đánh giá được tiến hành để xem xét kết quả và hiệu suất đã đạt được. Đánh giá này dựa trên tiêu chí mà đã được thiết lập từ trước.
4.5 Ghi nhận kết quả và cải thiện
Dựa trên đánh giá, kết quả và kinh nghiệm được ghi nhận và sử dụng để cải thiện quy trình và thiết lập mục tiêu trong tương lai. Thông tin này có thể được sử dụng để điều chỉnh kế hoạch hành động hoặc thay đổi mục tiêu để phản ánh thực tế và mục tiêu tổng thể của tổ chức.
>>> Tham khảo: Tổng hợp 15 phần mềm OKR giúp quản trị mục tiêu dễ dàng, đơn giản hơn
5. Một số ví dụ về quản trị theo mục tiêu MBO là gì?
- MBO công ty sản xuất ô tô:
Công ty này có một mục tiêu tổng thể là tăng doanh số bán hàng trong năm lên 15%. Phòng Kinh doanh sử dụng MBO để xác định các mục tiêu cụ thể cho từng loại xe và thị trường. Sau đó, họ thực hiện kiểm soát tiến trình để đảm bảo rằng mục tiêu này được đạt được.
- MBO Bệnh viện:
Bệnh viện sử dụng MBO để cải thiện chất lượng dịch vụ chăm sóc bệnh nhân. Mục tiêu cụ thể có thể bao gồm giảm thời gian chờ đợi, tăng tỷ lệ phục hồi sau phẫu thuật và cải thiện độ hài lòng của bệnh nhân. Bộ phận Chăm sóc Bệnh nhân xác định các mục tiêu này và theo dõi tiến trình để đảm bảo chất lượng dịch vụ.
- MBO Công ty công nghệ:
Công ty công nghệ sử dụng MBO để đảm bảo rằng các dự án phát triển phần mềm được hoàn thành đúng thời hạn và đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Mục tiêu cụ thể có thể bao gồm việc phát triển một sản phẩm mới trong 6 tháng và đảm bảo rằng không có lỗi quan trọng trong sản phẩm. Đội phát triển phần mềm xác định các mục tiêu này và thực hiện kiểm soát tiến trình.
>>> Xem thêm: Mục đích và mục tiêu là gì? Cách phân biệt mục đích và mục tiêu để thành công trong mọi việc
6. Kết luận
Trong bài viết này, chúng ta đã khám phá khái niệm quản trị mục tiêu là gì và vai trò của MBO trong tổ chức. Phương pháp MBO đảm bảo rằng cả tổ chức và cá nhân trong đó đều hướng đến một mục tiêu chung và có định hướng cho các mục tiêu nhỏ hơn. Quản trị mục tiêu không chỉ giúp tổ chức xác định và đạt được mục tiêu của họ một cách hiệu quả, mà còn tạo điều kiện cho sự tập trung, tăng cường sự liên kết và tương tác giữa các bộ phận và cá nhân trong tổ chức.
