Xem thêm: 5 mẫu file Excel bạn cần phải có để quản lý công việc bán hàng
1.2. Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ – Mẫu số S2a-HKD
Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S2a-HKD) ban hành kèm theo Thông tư 152/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính được áp dụng cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo tỷ lệ % trên doanh thu (hộ kinh doanh nhóm 2 áp dụng phương pháp tính thuế theo doanh thu).
Mục đích sử dụng:
Sổ được lập để ghi nhận doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo từng nhóm ngành nghề kinh doanh có cùng tỷ lệ % tính thuế GTGT hoặc cùng mức thuế suất thuế TNCN.
Trường hợp áp dụng:
- Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có nhiều ngành nghề khác nhau, có thể mở sổ riêng cho từng nhóm ngành nghề tương ứng với từng tỷ lệ % tính thuế GTGT hoặc thuế TNCN.
- Trường hợp cơ quan thuế cung cấp dữ liệu về số thuế phải nộp, hộ kinh doanh sử dụng sổ này để theo dõi, đối chiếu số thuế GTGT và thuế TNCN phải nộp với cơ quan thuế, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong kê khai.
Hướng dẫn cách ghi:
- Cột A, B: Ghi số hiệu chứng từ, ngày và tháng phát sinh chứng từ.
- Cột C: Ghi nội dung diễn giải doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo từng ngành nghề có cùng tỷ lệ % để tính thuế GTGT hoặc cùng mức thuế suất thuế TNCN.
- Cột 1: Ghi số tiền doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo từng ngành nghề, làm căn cứ xác định doanh thu chịu thuế GTGT và thuế TNCN tương ứng. Trên cơ sở doanh thu này, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thực hiện tính số thuế GTGT và thuế TNCN phải nộp theo từng nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ % hoặc mức thuế suất.
- Dòng tổng hợp cuối sổ: Ghi tổng số thuế GTGT và thuế TNCN phải nộp trong kỳ.
Tải ngay File Word tại đây
1.3. Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ – Mẫu số S2b-HKD
Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S2b-HKD) được áp dụng cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu và nộp thuế TNCN theo thu nhập tính thuế. Đây là sổ kế toán dành cho hộ kinh doanh nhóm 3 và nhóm 2 lựa chọn phương pháp tính thuế TNCN theo thu nhập.
Mục đích sử dụng: Sổ được lập để ghi nhận doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo từng nhóm ngành nghề kinh doanh có cùng tỷ lệ % để tính thuế GTGT.
Trường hợp áp dụng:
- Sổ được sử dụng để theo dõi doanh thu theo từng nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ % tính thuế GTGT.
- Trường hợp cơ quan thuế cung cấp dữ liệu về số thuế GTGT phải nộp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có thể sử dụng sổ này để đối chiếu, kiểm tra và đảm bảo tính chính xác của số liệu thuế với cơ quan thuế.
Hướng dẫn cách ghi:
- Cột A, B: Ghi số hiệu chứng từ, ngày và tháng phát sinh chứng từ.
- Cột C: Ghi nội dung diễn giải doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo từng ngành nghề có cùng tỷ lệ % để tính thuế GTGT.
- Cột 1: Ghi số tiền doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo từng ngành nghề, làm căn cứ xác định doanh thu chịu thuế GTGT theo từng nhóm có cùng tỷ lệ %. Trên cơ sở doanh thu này, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thực hiện tính số thuế GTGT phải nộp tương ứng theo từng ngành nghề.
- Dòng tổng hợp cuối sổ: Ghi tổng số thuế GTGT phải nộp trong kỳ.
Tải ngay File Word tại đây
Ghi đúng mẫu sổ sách theo quy định là bước đầu tiên. Nhưng để đảm bảo nghĩa vụ thuế được thực hiện đầy đủ và đúng hạn, chủ shop cần thực hiện thêm một loạt bước tiếp theo mà nhiều người chưa nắm rõ:
- Tổng hợp doanh thu từ tất cả các kênh bán: Sổ S2a-HKD và S2b-HKD yêu cầu ghi nhận doanh thu theo từng nhóm ngành nghề, nhưng nếu bạn bán trên cả cửa hàng offline lẫn Shopee, TikTok Shop, Facebook, doanh thu từ mỗi kênh cần được tổng hợp lại chính xác trước khi điền vào sổ. Đây là bước nhiều chủ shop làm sai nhất.
- Xác định đúng tỷ lệ % thuế GTGT và TNCN theo ngành nghề: Các mẫu sổ S2a và S2b yêu cầu phân loại doanh thu theo tỷ lệ thuế khác nhau. Nếu cửa hàng kinh doanh nhiều nhóm hàng hóa có tỷ lệ thuế khác nhau, việc phân loại sai sẽ dẫn đến khai thuế sai – ngay cả khi dữ liệu gốc trong sổ là đúng.
- Kê khai và nộp thuế đúng hạn: Sổ sách chỉ là công cụ ghi nhận nghĩa vụ thực sự là kê khai đúng kỳ (hàng tháng hoặc hàng quý tùy loại thuế) và nộp thuế đúng hạn. Chậm nộp thuế có thể bị phạt từ 0,03%/ngày tính trên số tiền chậm nộp.
- Lưu trữ và đối chiếu khi cơ quan thuế yêu cầu: Sổ sách phải được lưu trữ đầy đủ và có thể đối chiếu với dữ liệu hóa đơn điện tử, báo cáo doanh thu từ sàn TMĐT khi có yêu cầu kiểm tra. Nếu số liệu không khớp, đây là căn cứ để cơ quan thuế truy thu và xử phạt.
Nói cách khác, ghi đúng sổ sách là điều kiện cần nhưng chưa đủ để đảm bảo bạn đang tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ thuế. Đặc biệt với chủ shop bán đa kênh hoặc có nhiều ngành hàng, việc tự xử lý toàn bộ quy trình từ sổ sách → kê khai → nộp thuế mà không có chuyên gia hỗ trợ rất dễ phát sinh sai sót.
🧾 Ecomtax – Dịch vụ kế toán, thuế chuyên biệt cho hộ kinh doanh và chủ shop
Nếu bạn đã nắm được cách ghi sổ sách đúng chuẩn nhưng vẫn chưa chắc mình đang kê khai thuế đúng hay chưa – Ecomtax được phát triển bởi đội ngũ Nhanh.vn có thể hỗ trợ tư vấn bạn xử lý toàn bộ bước tiếp theo:
- Tư vấn định hướng thủ tục kê khai nộp thuế
- Xác định đúng tỷ lệ % thuế GTGT và TNCN theo từng nhóm ngành nghề của cửa hàng bạn
- Tư vấn thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế môn bài
- Tư vấn thời điểm cần chuyển sang hóa đơn điện tử khi doanh thu tăng trưởng
Ghi sổ đúng chuẩn + kê khai thuế đúng luật = kinh doanh an toàn tuyệt đối.
2. Cách ghi sổ sách bán hàng theo ngành hàng bán lẻ
Ngành hàng bán lẻ có những đặc điểm và yêu cầu quản lý riêng:
- Số lượng lớn: Các cửa hàng bán lẻ thường có số sản phẩm lớn, nhiều mặt hàng, đặc biệt là các cửa hàng lớn hoặc chuỗi cửa hàng.
- Đa dạng sản phẩm: Ngành bán lẻ có nhiều loại sản phẩm khác nhau, từ thực phẩm đến quần áo, hàng tiêu dùng và sản phẩm điện tử,..
- Hàng tồn kho: Trong bán lẻ, quản lý hàng tồn kho cần thực hiện khoa học để đảm bảo sẵn sàng cung cấp sản phẩm cho khách hàng.
- Giao dịch bán hàng nhỏ lẻ: Cửa hàng bán lẻ thường có nhiều giao dịch với giá trị nhỏ lẻ nên người quản lý cần thực hiện các giao dịch chi tiết.
- Quản lý thông tin khách hàng, ghi nhận giao dịch và xây dựng mối quan hệ khách hàng để chăm sóc, làm hài lòng và mời họ quay lại mua vào những lần sau.
Cách ghi sổ sách bán hàng theo ngành hàng bán lẻ
Đề xuất sử dụng các mẫu sổ sách bán hàng phổ biến trong ngành bán lẻ:
- Sổ sách bán hàng (S35-DN): Mẫu sổ sách ghi nhận thông tin bán hàng, bao gồm chi tiết về các giao dịch bán hàng, đơn giá, sản phẩm, số lượng, tổng tiền, thuế GTGT và thông tin khách mua.
- Sổ kho (S26): Mẫu sổ kho sử dụng để ghi nhận và kiểm soát hàng tồn kho. Ghi chép số lượng hàng nhập vào, hàng xuất ra, hàng hóa bị hết hạn hoặc hư hỏng, tồn kho cuối kỳ và các điều chỉnh hàng hóa.
- Sổ tiền (S30): Mẫu sổ tiền sử dụng để ghi nhận các giao dịch tiền mặt, bao gồm tiền thu, tiền chi, số dư cuối kỳ, tiền mặt trong sổ
- Sổ công nợ khách hàng (S23): Mẫu sổ công nợ khách hàng ghi chép các thông tin về công nợ như số tiền nợ, số dư nợ cuối kỳ, số tiền trả và các chi tiết giao dịch liên quan đến công nợ đối tác, khách hàng.
- Sổ chi tiết khách hàng (S24): Mẫu sổ chi tiết khách hàng ghi chép thông tin tên khách hàng, địa chỉ, email, số điện thoại, lịch sử mua hàng.
Các mẫu sổ sách trên có thể được tùy chỉnh và sử dụng phù hợp với yêu cầu và quy mô của các cửa hàng bán lẻ khác nhau. Ngoài ra, sử dụng phần mềm quản lý bán hàng cũng là một giải pháp giúp tự động hóa quá trình ghi sổ sách thủ công và quản lý các thông tin bán hàng, công nợ, chi phí,…
✅ Ghi số liệu dễ dàng, không lo sai sót – chỉ với 5K/ngày
Thay vì ghi sổ tay, Excel rườm rà và dễ nhầm, bạn có thể dùng phần mềm bán hàng Nhanh.vn để:
- Tự động ghi lại doanh thu, chi phí, công nợ, tồn kho theo từng đơn hàng
- Tùy chỉnh theo đặc thù ngành hàng
- Báo cáo đầy đủ – dễ xem – dễ ra quyết định
👉 Phù hợp cho mọi chủ shop, kể cả chưa rành công nghệ.
