1. Dấu treo là gì?
Dấu treo là con dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục đính kèm văn bản, hợp đồng (bản chính).
Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý mà chỉ khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, xác nhận nội dung để tránh việc giả mạo, thay đổi hồ sơ, giấy tờ liên quan.
2. Cách đóng dấu treo chuẩn
2.1. Dấu treo đóng ở đâu? Cách đóng thế nào?
Theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, việc đóng dấu trên trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
Trong đó, dấu treo được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục. Dấu treo phải đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
2.2. Dấu treo sử dụng khi nào?
Dấu treo thường được sử dụng cho các văn bản có nhiều phụ lục kèm theo. Nhiều cơ quan hay đóng dấu treo trên các văn bản nội bộ mang tính thông báo trong cơ quan hoặc trên góc trái của liên đỏ hoá đơn tài chính.
3. Phân biệt dấu treo và dấu giáp lai
Căn cứ Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP và công việc văn thư trên thực tế, có thể phân biệt dấu treo và dấu giáp lai qua các tiêu chí sau:
Phân biệt
Dấu treo
Dấu giáp lai
Khái niệm
Dấu treo là con dấu đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.
Dấu giáp lai là con dấu đóng lên mép phải của các tờ của một văn bản sao cho khi ghép tất cả các tờ tạo thành hình con dấu.
Mục đích
– Đóng dấu lên văn bản chính hoặc bản sao: Nhằm thừa nhận văn bản này do cơ quan ban hành.
– Đóng dấu lên phụ lục: nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu là một bộ phận của văn bản chính.
– Xác thực văn bản nhiều tờ.
– Xác thực thứ tự các tờ.
– Ngăn ngừa việc thay đổi giả mạo nội dung các tờ của văn bản đó.
Cách đóng dấu
– Trường hợp đóng dấu trên văn bản chính: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan.
– Trường hợp đóng dấu trên phụ lục: Dấu được đóng trùm lên một phần tên của mỗi phụ lục.
– Xòe văn bản thành hình cánh quạt hoặc xếp chồng các mép giấy song song với nhau.
– Đóng dấu giáp lai vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
Văn bản thường dùng
– Văn bản hành chính, văn bản nội bộ.
– Hợp đồng giao kết giữa các bên và phụ lục của các loại văn bản, hợp đồng này.
– Các loại hóa đơn, chứng từ kế toán.
– Bản sao các văn bản sao y.
Tất cả các văn bản có từ 02 tờ trở lên.
Trên đây là thông tin về Dấu treo là gì? Phân biệt dấu treo và dấu giáp lai theo quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
