Sau đây là 3 bước chính để triển khai EDI giúp xử lý tài liệu kinh doanh.
Thiết lập cơ sở hạ tầng
Ở bước đầu tiên, doanh nghiệp phải mua và thiết lập bất kỳ thành phần phần cứng và phần mềm EDI nào. Những thành phần này giúp quản lý việc truyền tải, tích hợp, dịch thuật và ánh xạ đường dẫn cho các tài liệu EDI. Phần mềm EDI đảm bảo rằng mọi tài liệu kinh doanh đều được chuyển đổi sang định dạng chính xác. Sau đây là các thành phần phần mềm phổ biến:
- Phần mềm ánh xạ EDI giúp lấy các trường trong tệp, chẳng hạn như tên và địa chỉ, sau đó chuyển chúng vào các tài liệu chuẩn hóa
- Phần mềm bao bọc và hủy bao bọc hàng loạt để người gửi và người nhận có thể nhận, gói và mở gói các giao dịch
- Phần mềm định tuyến thư để gửi thư đến đúng địa chỉ người nhận và đảm bảo rằng thư có định dạng tương thích với địa chỉ đích
Thông thường, bước này cũng liên quan đến việc thiết lập và kết nối với VAN, cung cấp các đường dẫn chuyển đáng tin cậy và an toàn. Nếu muốn quản lý EDI nội bộ, bạn phải đảm bảo rằng mình có phần cứng cần thiết, chẳng hạn như thiết bị mạng, bộ nhớ và máy chủ.
Thiết lập kết nối
Sau khi đặt nền tảng công nghệ cho hệ thống EDI, bạn phải kết nối với các đối tác kinh doanh. Vì đang xử lý và trao đổi tài liệu với các đối tác thương mại này, bạn phải thực hiện các tiêu chuẩn EDI để tạo điều kiện kết nối an toàn và bảo mật.
Mỗi ngành và khu vực có thể ưu tiên một định dạng tiêu chuẩn EDI riêng. Bạn có thể cấu hình hệ thống EDI để sử dụng các tiêu chuẩn giống như các đối tác thương mại của bạn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi tài liệu EDI. Cấu hình cũng bao gồm việc thiết lập các kết nối VPN, tường lửa hoặc AS2 mà bạn cần để đảm bảo đường dẫn truyền dữ liệu an toàn.
Tuân thủ các tiêu chuẩn
Hệ thống EDI của bạn phải tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn bảo vệ dữ liệu theo yêu cầu của ngành. Nếu bất kỳ tiêu chuẩn nào bạn sử dụng có bản cập nhật, bạn phải điều chỉnh hệ thống của mình để đảm bảo sự tuân thủ. Tương tự, nếu đối tác thương mại của bạn quyết định thay đổi các tiêu chuẩn mà họ tuân theo, bạn nên nắm được các thông số kỹ thuật mới của họ để có thể đáp ứng chúng.
