Hướng dẫn lấy sổ bảo hiểm xã hội ở công ty cũ sau khi nghỉ việc

Hướng dẫn chi tiết cách lấy sổ bảo hiểm xã hội ở công ty cũ nhanh nhất, kể cả khi công ty có dấu hiệu “om” sổ. Vào việc ngay để không mất thời gian!

1. Nghỉ việc bao lâu thì được trả sổ BHXH?

Căn cứ, Khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động năm 2019 sau khi người lao động nghỉ việc, doanh nghiệp đơn vị sử dụng lao động phải có trách nhiệm chốt sổ BHXH và trả cho NLĐ trong vòng 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt như công ty giải thể, phá sản, hoặc gặp thiên tai, thời gian này có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày.

Có thể bạn quan tâm?

• [GIẢI ĐÁP] Mất sổ bảo hiểm xã hội người lao động nên làm gì?
• Có 2 số bảo hiểm xã hội: Cách kiểm tra và gộp sổ BHXH

2. Cách lấy lại sổ bảo hiểm hiểm xã hội sau khi nghỉ việc

Tùy vào việc đơn vị sử dụng lao động còn hoạt động kinh doanh hay không mà người lao động sẽ thực hiện lấy sổ bảo hiểm xã hội ở công ty cũ khác nhau:

• Trường hợp đơn vị, doanh nghiệp sử dụng lao động đang còn hoạt động quy trình lấy sổ BHXH theo các bước sau:
  • Bước 1: Liên hệ với bộ phận nhân sự công ty yêu cầu chốt sổ và trả sổ BHXH
  • Bước 2: Khi người lao động nghỉ việc thì trong vòng 7 ngày, đơn vị , doanh nghiệp sử dụng lao động phải nộp hồ sơ chốt sổ lên cơ quan BHXH. Đơn vị sử dụng lao động có thể thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH online hoặc trực tiếp tại cơ quan BHXH.
  • Bước 3: Trong vòng tối đa 14 ngày, người lao động nhận lại sổ BHXH của mình tại công ty cũ

Lưu ý: Đối với trường hợp người lao động nghỉ ngang, đơn vị, doanh nghiệp sử dụng lao động phải có trách nhiệm chốt sổ BHXH theo luật, thời hạn chốt sổ là trong vòng 14 – 30 ngày, kể từ ngày NLĐ nghỉ việc. Sổ BHXH người lao động nhận tại doanh nghiệp, công ty cũ.

• Trưởng hợp đơn vị, doanh nghiệp sử dụng lao động tuyên bố phá sản không chốt sổ BHXH cho người lao động, để lấy được sổ BHXH ở công ty cũ người lao động cần thực hiện theo các bước sau đây:
  • Bước 1: Đến cơ quan BHXH nơi quản lý sổ BHXH đề nghị xác nhận thời gian đóng BHXH đến thời điểm doanh nghiệp bị đóng cửa.
    • Khi đi người lao động cần mang theo các giấy tờ tùy thân như hộ chiếu, CCCD để chứng minh nhân thân.
  • Bước 2: Cán bộ tại cơ quan BHXH sẽ tiến hành chốt sổ BHXH cho người lao động.
    • Lưu ý: Đối với các đơn vị, doanh nghiệp chưa hoàn thành việc đóng BHXH cho người lao động thì xác nhận sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH. Sau khi cơ quan BHXH thu hồi được số tiền đơn vị còn nợ thì xác nhận bổ sung thêm thời gian đóng trên sổ BHXH của NLĐ.
  • Bước 3: Trong thời hạn 14 – 30 ngày, người lao động nhận sổ BHXH trực tiếp tại cơ quan BHXH đã nộp.

3. Giải đáp câu hỏi liên quan đến lấy sổ bảo hiểm xã hội ở công ty cũ

Doanh nghiệp không trả sổ BHXH người lao động nên làm gì?

Nếu doanh nghiệp không trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động sau khi nghỉ việc, NLĐ có thể thực hiện các bước sau để bảo vệ quyền lợi theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Bộ luật Lao động 2019.

• Đầu tiên, NLĐ có thể khiếu nại đến cơ quan có thẩm quyền bằng cách gửi đơn đến ban giám đốc hoặc công đoàn công ty, yêu cầu chốt và trả sổ BHXH trong vòng 14 ngày làm việc.
• Nếu người lãnh đạo đơn vị, doanh nghiệp không giải quyết được, NLĐ có quyền tố cáo vi phạm của công ty tới Chánh Thanh tra Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để yêu cầu xử lý hành vi vi phạm.

Ngoài ra, NLĐ cũng có thể khởi kiện ra Tòa án nhân dân cấp huyện nơi công ty đặt trụ sở để đòi lại sổ BHXH mà không cần qua thủ tục hòa giải, theo Điều 188 Bộ luật Lao động 2019.

Mức xử phạt khi doanh nghiệp không chốt sổ BHXH cho người lao động, theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, doanh nghiệp không chốt hoặc không trả sổ BHXH sẽ bị phạt từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng mỗi người lao động, nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng, đồng thời buộc phải hoàn thành thủ tục chốt và trả sổ.

Để đảm bảo quyền lợi, NLĐ nên lưu giữ các giấy tờ liên quan như hợp đồng lao động, quyết định nghỉ việc và liên hệ cơ quan BHXH để kiểm tra tình trạng sổ.

Có nên bỏ lại sổ BHXH ở công ty cũ?

Câu trả lời là KHÔNG NÊN, bởi sổ BHXH là tài liệu quan trọng ghi nhận quá trình đóng BHXH, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của NLĐ như lương hưu, bảo hiểm thất nghiệp, hay BHXH một lần.

Theo Luật Bảo hiểm xã hội 4 và Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, công ty cũ có trách nhiệm chốt và trả sổ BHXH cho người lao động trong vòng 14 ngày làm việc, hoặc tối đa 30 ngày trong trường hợp đặc biệt.

Việc bỏ lại sổ có thể dẫn đến rủi ro như thất lạc, chậm chốt sổ, hoặc khó khăn khi làm thủ tục tại công ty mới. Vì vậy, NLĐ nên chủ động lấy lại sổ BHXH để đảm bảo thông tin đóng BHXH được cập nhật chính xác và quyền lợi của NLĐ được bảo vệ.

Công ty cũ làm mất sổ BHXH người lao động thì nên làm gì?

Nếu công ty cũ làm mất sổ bảo hiểm xã hội của người lao động, NLĐ có thể làm thủ tục cấp lại sổ BHXH và tờ rời ghi nhận quá trình đóng BHXH theo Điều 27, Văn bản hợp nhất số 2089/VBHN-BHXH.

Người lao động thực hiện thủ tục cấp lại sổ BHXH theo các bước sau:

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ, như tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT Mẫu TK1-TS.
• Bước 2: Nếu đang làm việc, NLĐ nộp hồ sơ này cho đơn vị sử dụng lao động hiện tại để họ chuyển đến cơ quan BHXH.
  • Trường hợp đang bảo lưu thời gian đóng BHXH, NLĐ nộp trực tiếp cho cơ quan BHXH gần nhất. Khi nộp, cung cấp mã số BHXH và yêu cầu in tờ rời quá trình đóng BHXH đã được chốt từ công ty cũ để tiếp tục tham gia BHXH tại đơn vị mới.
• Bước 3: Thời gian xử lý cấp lại sổ thường trong vòng 5-10 ngày làm việc.

Nghỉ việc nhiều năm có lấy được sổ bảo hiểm xã hội?

Theo quy định, người lao động nghỉ việc nhiều năm vẫn có quyền lấy lại sổ bảo hiểm xã hội. Dù NLĐ nghỉ việc 1 năm, 2 năm, 5 năm hay thậm chí 10 năm, sổ BHXH vẫn được bảo lưu và không bị mất giá trị. Để lấy lại sổ, NLĐ cần liên hệ công ty cũ

• Nếu doanh nghiệp vẫn hoạt động, yêu cầu họ chốt sổ và trả lại.
• Nếu công ty đã giải thể, NLĐ có thể đến cơ quan BHXH nơi công ty đăng ký để làm thủ tục nhận sổ.

Thời gian đóng BHXH trước đó sẽ được bảo lưu, giúp NLĐ tiếp tục tham gia BHXH tại công ty mới hoặc nhận các chế độ BHXH.

Hy vọng những hướng dẫn chi tiết trên đã giúp NLĐ tự tin hơn trong việc lấy sổ BHXH ở công ty cũ. Hãy luôn kiểm tra kỹ thông tin trên sổ khi nhận lại và chủ động theo dõi quá trình đóng BHXH của mình, kết hợp sử dụng ứng dụng VssID để quản lý thông tin tiện lợi hơn.