1. Tổng quan về công văn đòi nợ quá hạn
Đầu tiên, cùng tìm hiểu định nghĩa về loại văn bản hành chính này nhé.
1.1. Công văn đòi nợ quá hạn là gì?
Với các doanh nghiệp, trong quá trình kinh doanh có thể mắc phải một vài trường hợp cần cấp vốn cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ hơn, hay bị chậm trễ thời gian thanh toán các hạng mục, dịch vụ. Công văn đòi nợ quá hạn sẽ là văn bản hỗ trợ doanh nghiệp dời lại quyền lợi của mình cũng như đấu tố đối phương ra pháp luật nếu như cần thiết.
Để công văn đòi nợ có hiệu lực cần được trích dẫn phụ lục, thông tin từ hợp đồng, thỏa thuận đã được hai bên xác nhận, có chữ ký của ban lãnh đạo cả hai doanh nghiệp. Nghĩa vụ thanh toán của bên còn lại cũng phải được xác nhận rõ ràng, các thỏa thuận số phải minh bạch về chi phí và thời điểm.
Trong công văn sẽ cung cấp những căn cứ chứng minh doanh nghiệp của bạn đã hoàn tất các nghĩa vụ trong hợp đồng và cần được thanh toán đúng thời hạn cũng như chỉ rõ thời hạn thanh toán bên còn lại đã vi phạm thỏa thuận. Số tiền nợ cần phải trả sẽ được tính dựa theo số tiền phát sinh tại thời điểm hiện tại, cùng với mức lãi suất, thuế giá trị gia tăng và các chi phí phát sinh theo hợp đồng.
Tham khảo thêm: Kế toán công nợ là gì? Mô tả công việc kế toán công nợ chi tiết
1.2. Ai là người soạn thảo công văn đòi nợ quá hạn
Công văn đòi nợ quá hạn thương sẽ do kế toán công nợ trong doanh nghiệp trực tiếp soạn thảo cũng như chỉnh lý, xem xét về nội dung. Nhưng, ở nhiều công ty vừa và nhỏ để tiết kiệm chi phí, lãnh đạo thường sẽ tự xem xét tình hình công nợ để lập công văn.
Nội dung trong công văn sẽ được lãnh đạo xem xét, xác minh tính chuẩn xác trước khi được gửi đi bên còn lại. Trong nhiều trường hợp, trợ lý hay thư ký của ban lãnh đạo sẽ hỗ trợ quá trình soạn thảo, lưu trữ các giấy tờ liên quan đến công văn.
2. Những điểm cần lưu ý trong quá trình gửi công văn đòi nợ quá hạn
Có thể nói, đòi nợ luôn là một công việc mang tính chất nhạy cảm. Dù là việc đòi nợ mang tính cá nhân hay gắn liền với quyền lợi của tập thể, người chịu trách nhiệm xử lý công việc này cũng phải có thái độ, hành vi đúng, khéo léo, “mềm nắn rắn buông” để đạt được mục đích cuối cho doanh nghiệp.
2.1. Phân loại khách hàng trước khi gửi công văn đòi nợ
Trước khi soạn thảo công văn đòi nợ, việc đầu tiên bạn cần làm là lên danh sách khách hàng cần thu hồi nợ. Thông thường các doanh nghiệp sẽ có 2 dạng khách hàng cần đòi nợ:
Bạn đọc có thể quan tâm xem thêm: Việc làm nhân viên thu hồi nợ cập nhật mới nhất mỗi ngày trên timviec365.vn
– Khách hàng luôn thanh toán đúng hạn, do vấn đề phát sinh nên vướng công nợ
– Khách hàng thường xuyên thanh toán không đúng hạn
Thế nhưng dù là khách hàng nào nhân viên kế toán cũng cần có thái độ cương quyết và đúng mực khi soạn thảo công văn đòi nợ. Giả sử doanh nghiệp đối phương là bạn hàng làm ăn lâu dài của công ty, kế toán công nợ nên tìm hiểu kỹ hiện trạng doanh nghiệp, hoạt động sản xuất kinh doanh, các vướng mắc về pháp lý. Để nắm được tình hình một cách kỹ càng hơn, sau khi gửi công văn đòi nợ kế toán có thể đến tận trụ sở làm việc của doanh nghiệp để nghiên cứu, khảo sát thêm và cung cấp, báo cáo lại tình hình với công ty.
2.2. Linh hoạt trong thái độ với khách hàng khi gửi công văn đòi nợ quá hạn
Không một doanh nghiệp nào muốn lâm vào tình cảnh nợ nần, gây mất uy tín với bạn hàng, đối tác. Tuy vậy đứng trước những biến động trong thị trường hiện nay không phải doanh nghiệp nào cũng xoay vòng, lưu động được vốn để giải quyết những vấn đề tài chính tồn đọng.
Nhân viên kế toán công nợ nên trao đổi với ban lãnh đạo cũng như làm việc trực tiếp với phía khách hàng còn nợ, đưa ra lộ trình trả nợ hợp lý hay thanh toán nhỏ giọt để đảm bảo giữ mối làm ăn cũng như không gây quá nhiều sức ép cho bạn hàng. Trong trường hợp khách hàng chây ỳ trong hoạt động thanh toán, có thái độ không đúng mực và vi phạm quá nhiều quy tắc trong hợp đồng, nhân viên kế toán công nợ cần báo cáo lại ban lãnh đạo mà trực tiếp sử dụng các hình thức giải quyết theo pháp luật cũng như thực hiện theo các điều khoản hai bên đã cam kết.
Qua trên ta có thể thấy rõ vai trò của nhân viên kế toán công nợ. Bạn đọc đang tìm việc làm kế toán công nợ có thể tạo cv kế toán và ứng tuyển dễ dàng trên timviec365.vn
2.3. Một số trường hợp thường gặp khi thu hồi công nợ
Trường hợp 1: Khách hàng vẫn hoạt động kinh doanh sản xuất
Dựa vào thời hạn nợ đã kéo dài hay chỉ quá hạn do vấn đề phát sinh, doanh nghiệp bị nợ hoàn toàn có quyền khởi kiện khách hàng khi thời hạn mắc nợ kéo dài từ 2 năm trở lên. Để chuẩn bị cho quá trình khởi kiện, kế toán công nợ sẽ cần chuẩn bị các giấy tờ pháp lý: 3 lá công văn đòi nợ, hợp đồng cam kết của hai doanh nghiệp. Trong các công văn đòi nợ cần được soạn thảo mới văn phong nặng tính răn đe và có trích dẫn các điều khoản trong Luật Dân sự, Luật Thương mại nếu như cần.
Trường hợp 2: Khách hàng phá sản, trốn nợ
Đây là trường hợp mà không doanh nghiệp nào muốn mắc phải do tính vướng mắc về mặt pháp lý cũng như những khó khăn trong quá trình đòi nợ. Để đảm bảo quyền lợi của bản thân, doanh nghiệp hãy thực hiện theo các bước sau:
– Thống kê công nợ đầy đủ kèm hồ sơ, chứng từ những khoản thanh toán trước đó
– Chuẩn bị: hợp đồng, công văn đòi nợ đã gửi
– Gửi công văn lên cơ quan thuế và các cơ quan hành pháp
Hiện nay, thực sự nhiều doanh nghiệp đã phải sử dụng đến pháp luật và các đơn vị đòi nợ chuyên nghiệp để đối phó với những khách hàng có ý định quỵt nợ này. Chính bởi thế, các bạn nên chú ý thái độ của khách hàng khi hồi đáp công văn đòi nợ để từ đấy đưa ra phương pháp ứng xử hợp tình hợp lý.
3. Tải xuống mẫu công văn đòi nợ quá hạn
Mẫu công văn đòi nợ quá hạn không phải là văn bản hành chính thường nhật, chính vì vậy để có mẫu văn bản đúng, đủ, phù hợp không phải điều dễ dàng. Dưới đây là 2 gợi ý của đội ngũ viết bài gửi đến bạn.
3.1. Tải xuống mẫu công văn trên các trang tổng hợp tài liệu
Internet phát triển khiến nhu cầu tìm kiếm và lưu trữ tài liệu dân sự dân dụng của cá nhân, tổ chức ngày một tăng mạnh chính vì vậy các trang tổng hợp tài liệu đã ra đời hỗ trợ người dùng rất nhiều trong quá trình tìm kiếm và lưu trữ tài liệu.
Tuy nhiên, rất nhiều người dùng phản ánh mẫu công văn trên các trang này tuy nhiều nhưng không được cập nhật, chỉnh lý phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp hiện đại, văn phong có phần cứng nhắc, lỗi thời. Thêm vào đó, nhiều kẻ gian đã lợi dụng nhu cầu cập nhật của người dùng gài cắm các mã độc vào file tải về nhằm ăn cắp dữ liệu, trục lợi cá nhân.
3.2. Tải xuống mẫu công văn trên timviec365.vn
Không chỉ là trang tuyển dụng uy tín hàng đầu, timviec365.vn còn cung cấp cho bạn đọc hàng loạt biểu mẫu phục vụ làm việc cực chất lượng, chỉn chu về nội dung và hình thức. Các bạn có thể tham khảo 3 biểu mẫu dưới đây của chúng tôi để tự soạn thảo, chỉnh sửa lại biểu mẫu của doanh nghiệp mình hoặc tận dụng luôn nhé.
cong-van-doi-no-qua-han1.docx
cong-van-doi-no-qua-han2.docx
cong-van-doi-no-qua-han3.docx
Mong rằng bài viết trên của timviec365.vn đã đem lại cho các bạn những thông tin bổ ích và giúp các bạn soạn thảo công văn đòi nợ quá hạn. Cùng khám phá thêm nhiều bài viết lý thú khác trên trang blog của chúng tôi nhé.
