Mô tả công việc Thủ quỹ? Thủ quỹ làm những gì? Các lưu ý khi xây dựng bản mô tả công việc Thủ quỹ theo từng ngành.
Thủ quỹ là vị trí thuộc phòng ban Tài chính – Kế toán, do đó bản mô tả công việc thủ quỹ thường được xây dựng bởi trưởng bộ phận.
Bản mô tả chính xác và đầy đủ cần phải hội tụ được chi tiết các phần nhiệm vụ mà thủ quỹ đảm đường và cần làm theo từng giai đoạn thời gian và đầu việc như: thực hiện thu – chi tiền mặt và các luồng tiền qua quỹ, tiền phát sinh trong quá trình hoạt động doanh nghiệp, thực hiện công tác ký xác nhận, giao các liên, tạm ứng và lưu trữ, quản lý toàn bộ các loại giấy tờ liên quan đến quá trình này.
Đối với một bản mô tả công việc thủ quỹ tường minh và rõ ràng, được sắp xếp một cách có logic và hiệu quả sẽ tạo ra hiệu ứng dễ nắm bắt đối với thủ quỹ. Ngược lại, nếu một bản mô tả công việc không đủ rành mạch và chuẩn chỉnh sẽ tạo ra nhiều sai sót và sự chồng chéo công việc với các vị trí liên quan trong phòng ban.
Vì vậy, việc xây dựng bản mô tả công việc đối với các vị trí trong doanh nghiệp nói chung và đối với thủ quỹ nói riêng là điều tối quan trọng để nâng cao hiệu suất làm việc và sự vận hành trơn tru của doanh nghiệp. Dựa vào những lý do trên, TACA đã tạo ra một bản mô tả công việc thủ quỹ mẫu chi tiết dành cho vị trí trưởng bộ phận hay Kế toán trưởng như dưới đây!
Mô tả công việc Thủ quỹ
Thủ quỹ là người trực tiếp quản lý và giám sát các hoạt động tài chính của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Công việc chính của họ là đảm bảo sự chính xác và minh bạch trong các giao dịch tiền mặt, quản lý các tài khoản ngân hàng và các loại giấy tờ liên quan đến tài chính.
Mẫu bảng mô tả công việc Thủ quỹ chi tiết nhất
http://
Tải xuống mẫu bảng mô tả công việc Thủ quỹ chi tiết – bản PDF
Một Số Lưu Ý Khi Thực Hiện Các Hạng Mục Trong Bảng Mô Tả Công Việc Thủ quỹ
Am hiểu về công việc của thủ quỹ để tối ưu mô tả công việc
Nhân viên thủ quỹ có trách nhiệm kiểm soát toàn bộ hoạt động thu chi tiền phát sinh trong quá trình hoạt động doanh nghiệp. Công việc bao gồm kiểm tra phiếu thu, phiếu chi, thực hiện việc ký xác nhận và giao dịch liên quan đến tạm ứng và lưu trữ, quản lý các giấy tờ liên quan đến quá trình này. Theo đó, một thủ quỹ cần:
– Quản lý tiền mặt và tài sản tài chính cẩn thận: Luôn kiểm tra số tiền mặt khi nhận và khi chi trả, đảm bảo không xảy ra nhầm lẫn. Tiền mặt phải được kiểm đếm và đối chiếu thường xuyên với sổ sách kế toán. Bảo đảm an toàn cho tiền mặt và tài sản tài chính bằng cách lưu trữ tiền trong két sắt bảo mật hoặc tài khoản ngân hàng có bảo đảm an toàn.
– Tuân thủ quy định về chứng từ: Tất cả các giao dịch thu chi phải có chứng từ hợp lệ như phiếu thu, phiếu chi, biên lai, hóa đơn để đảm bảo tính minh bạch. Lưu trữ chứng từ khoa học và dễ dàng tra cứu khi cần. Đảm bảo chứng từ liên quan đến các giao dịch là hợp pháp, đầy đủ và đúng quy định của doanh nghiệp và pháp luật.
– Thực hiện các giao dịch thanh toán: Các hoạt động thu chi của đơn vị do ban giám đốc quyết định. Tuy nhiên thủ quỹ là người nắm giữ quỹ công ty nên trách nhiệm của bạn là phải kiểm soát và quản lý các hoạt động liên quan đến quỹ tiền mặt.
Để giúp bạn dễ hình dung sẽ có một ví dụ sau: mô tả quy trình chi tiền mua nguyên vật liệu sản xuất. Trước khi xuất tiền thì người thủ quỹ phải căn cứ trên các chứng từ theo quy định của công ty. Ở trường hợp này, thì bộ phận kho sẽ làm đề xuất mua nguyên vật liệu chi tiết với số lượng, mã hàng, đơn giá,… chứng từ này sẽ được trưởng bộ phận kho ký xác nhận. Sau đó, thủ quỹ sẽ xem xét tính hợp lệ của chứng từ và gửi lên ban lãnh đạo phê duyệt. Dựa vào đề xuất đã được phê duyệt này, thủ quỹ mới tiến hành chi trả. Các chứng từ, phiếu chi, bảng kê tiền,… phải có đầy đủ chữ ký xác nhận và phải được lưu trữ để đối chứng sau này. Đồng thời, thủ quỹ phải ghi chép lại nghiệp vụ này vào sổ sách và cuối tháng lên báo cáo tổng kết cho cấp trên.
– Xử lý các vấn đề tài chính: Một số công ty quy mô lớn có yêu cầu người thủ quỹ chuyên nghiệp cần có khả năng xử lý các vấn đề tài chính phát sinh. Tất nhiên công việc này đòi hỏi thủ quỹ phải phối hợp với bộ phận kế toán để đưa ra các đề xuất, các hướng giải quyết liên quan đến quỹ tiền của doanh nghiệp. Thủ quỹ sẽ đảm bảo việc kiểm kê, đối chiếu các hoạt động thu chi, giấy tờ hợp pháp với bộ phận kế toán. Nếu có phát sinh sai lệch phải kiểm tra lại toàn bộ chứng từ tìm hướng giải quyết. Cũng như sẽ có những ý kiến về vấn đề tài chính khác như: vay, cho vay, thu hồi công nợ, khả năng thanh khoản… từ đó vạch ra biện pháp, chiến lược kịp thời để ổn định tình hình tài chính cho công ty.
– Kiểm soát dòng tiền chặt chẽ: Cần kiểm soát chặt chẽ các giao dịch thu, chi hằng ngày, đảm bảo ghi nhận đúng và kịp thời trên sổ sách. Quản lý dòng tiền một cách khoa học, đảm bảo công ty có đủ tiền mặt cho các hoạt động thường xuyên cũng như xử lý các khoản thanh toán bất ngờ.
Nắm chắc khác biệt giữa các ngành trong bảng mô tả công việc thủ quỹ
Công việc của Thủ quỹ có sự khác biệt rõ rệt giữa các ngành thương mại, sản xuất và xây dựng do đặc thù hoạt động tài chính và quản lý tiền bạc trong từng ngành. Dưới đây là những khác biệt chính:
– Mô tả công việc thủ quỹ trong ngành Thương mại: Giao tiền, nhận tiền và kiểm tiền từ thu ngân, đối chiếu, kiểm quỹ, nộp các khoản theo chỉ định, kiểm kê và đề xuất mua thêm hàng hóa, quản lý xuất nhập tồn kho của hàng hóa trong doanh nghiệp, số lượng nhập hàng, số lượng bán ra và những mặt hàng tồn kho. Sắp xếp kho khi cần, kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập vào, kiểm date, hàng hóa có còn đảm bảo để bán ra không. Ghi chép vào sổ sách và lưu trữ các văn bản chứng từ.
– Mô tả công việc thủ quỹ trong ngành Sản xuất: Thực hiện thu chi xuất – nhập hàng hóa và nguyên liệu và báo cáo quỹ tiền mặt hàng ngày. Lập chứng từ và thực hiện giao dịch với ngân hàng. Theo dõi và kiểm tra đối chiếu các chi phí phát sinh trong ngày, ghi chép vào sổ sách và báo cáo với cấp trên. Quản lý tồn kho từng loại vật phẩm. Theo dõi và thực hiện các khoản thanh toán định kỳ, lập báo cáo định kỳ hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng với kế toán trưởng.
– Mô tả công việc thủ quỹ trong ngành Xây dựng: Theo dõi việc nhập nguyên liệu xây dựng, kiểm kê số lượng và chất lượng của nguyên liệu, thực hiện nhập thêm nguyên liệu khi được yêu cầu hoặc cần thiết do phát sinh. Nắm tiến độ các dự án công trình để thực hiện thu chi, nhập nguyên liệu cho phù hợp, tránh để hao hụt nguyên liệu. Lưu trữ các chứng từ, hóa đơn hợp lý để dễ dàng thực hiện đối chiếu khi cần thiết.
>> Xem thêm: [Chia sẻ] Tài liệu kế toán thuế chuyên sâu hành trang cho kế toán
8 sai sót thường thấy khi thực hiện bảng mô tả công việc mà Thủ quỹ cần tránh
Công việc Thủ quỹ liên quan đến quản lý thu – chi trong doanh nghiệp, thường xuyên phải làm việc với dòng tiền và pháp luật. Do đó không thể tránh khỏi phát sinh một số sai sót không đáng có trong khi thực hiện công việc theo bảng mô tả công việc Thủ quỹ đã đưa ra. Dưới đây là một số sai sót thường gặp của Thủ quỹ và các biện pháp khắc phục tương ứng:
– Khắc phục sai sót trong việc ghi nhận tiền mặt: Do không kiểm tra cẩn thận số tiền nhận hoặc chi, hoặc do nhập sai số liệu vào hệ thống quản lý. Thực hiện kiểm đếm tiền mặt kỹ lưỡng trước khi nhận hoặc chi. Sử dụng hệ thống phần mềm quản lý tiền mặt để ghi nhận tự động và đối chiếu thường xuyên với số liệu thực tế. Đối chiếu sổ sách định kỳ với tài sản thực tế để phát hiện sai lệch kịp thời.
– Khắc phục sai sót khi không cập nhật đúng thông tin sổ sách kế toán: Không ghi nhận hoặc ghi nhận chậm các giao dịch tài chính, dẫn đến số liệu không khớp. Thiết lập quy trình ghi nhận kịp thời các giao dịch. Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ sách kế toán và thực tế. Sử dụng phần mềm kế toán tự động hóa để giảm thiểu lỗi do con người.
– Khắc phục khi làm mất hóa đơn, chứng từ: Thiếu cẩn trọng trong việc lưu trữ, quản lý chứng từ hoặc không có hệ thống lưu trữ khoa học. Áp dụng hệ thống quản lý chứng từ điện tử hoặc lưu trữ hồ sơ khoa học với từng giao dịch cụ thể. Tạo bản sao lưu chứng từ và hóa đơn quan trọng để tránh thất lạc. Kiểm tra, rà soát định kỳ việc lưu trữ tài liệu.
– Khắc phục sai sót trong thanh toán: Chuyển khoản sai số tiền hoặc chuyển khoản không đúng đối tượng do không kiểm tra kỹ thông tin thanh toán. Luôn kiểm tra lại thông tin thanh toán trước khi thực hiện giao dịch. Sử dụng quy trình xác nhận kép, trong đó các giao dịch lớn phải được kiểm tra bởi ít nhất hai người. Thiết lập các hạn mức thanh toán cụ thể cho từng loại giao dịch để giảm thiểu rủi ro.
– Khắc phục thiếu sót trong kiểm kê tiền mặt và tài sản tài chính: Không thực hiện kiểm kê định kỳ hoặc không ghi nhận đúng kết quả kiểm kê. Thực hiện kiểm kê tiền mặt và tài sản tài chính định kỳ, có người giám sát chứng kiến. Ghi nhận kết quả kiểm kê chi tiết và so sánh với sổ sách để phát hiện sự chênh lệch kịp thời. Sử dụng phần mềm kiểm kê tự động để tăng tính chính xác.
– Đề phòng bị lợi dụng do gian lận hoặc tham nhũng: Quy trình quản lý tiền bạc thiếu kiểm soát, dễ bị lợi dụng để gian lận. Thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ với các quy định về phân quyền rõ ràng. Thực hiện kiểm tra, giám sát độc lập và định kỳ bởi bộ phận kiểm toán nội bộ hoặc bên thứ ba. Xây dựng văn hóa trung thực và trách nhiệm trong doanh nghiệp, đồng thời đào tạo nhân viên về phòng chống gian lận.
– Khắc phục khi không tuân thủ quy định pháp luật về tài chính: Thiếu kiến thức hoặc không cập nhật kịp thời các quy định pháp luật liên quan đến thuế, tài chính. Đào tạo thường xuyên về các quy định pháp luật liên quan đến quản lý tiền tệ và tài chính. Sử dụng dịch vụ tư vấn từ các chuyên gia pháp lý hoặc kế toán để đảm bảo tuân thủ quy định. Theo dõi sát sao các văn bản, quy định mới của nhà nước và điều chỉnh quy trình làm việc cho phù hợp.
– Khắc phục khi làm việc không có kế hoạch, thiếu tổ chức: Thực hiện các nhiệm vụ quản lý tiền bạc mà không có lịch trình hoặc quy trình rõ ràng. Lập kế hoạch công việc cụ thể với từng đầu việc rõ ràng và thời gian hoàn thành. Áp dụng phần mềm quản lý công việc để theo dõi tiến độ và nhắc nhở các nhiệm vụ cần thực hiện. Định kỳ rà soát quy trình làm việc để cải tiến và tối ưu hóa.
>> Xem thêm: 16 đầu mục cơ quan thuế có thể kiểm tra để phát hiện sai phạm của doanh nghiệp
Một số lưu ý giúp bảng mô tả công việc thủ quỹ bám sát thực tế
Am hiểu công việc của một thủ quỹ để mô tả đúng hạn mục công việc
Bên cạnh những công việc nêu trên, thông thường thủ kho sẽ đảm nhiệm các công việc hàng ngày như:
– Thực hiện các giao dịch thanh toán: Phụ trách thu chi thanh toán tiền mặt với các bên liên quan theo hợp đồng và hồ sơ giao dịch. Lưu trữ chứng từ và thông tin giao dịch để thực hiện đối chứng khi cần thiết. Bảo đảm các giao dịch được thực hiện chính xác, hợp pháp và đúng theo quy trình yêu cầu của công ty. Thực hiện kiểm kê tiền mặt thường xuyên, phòng ngừa các giao dịch bằng tiền giả. Tính toán và cân đối thu chi hợp lý, sử dụng đúng chỗ, tránh hao hụt quỹ. Sắp xếp tiền mặt khoa học để dễ dàng kiểm đếm và ghi chép đầy đủ vào sổ sách. Phối hợp với kế toán thực hiện kiểm tra số dư tồn quỹ.
– Kiểm soát hoạt động thu chi: Hoạt động thu chi trong doanh nghiệp thường do ban lãnh đạo công ty quyết định. Nhưng thủ quỹ vẫn là người nắm quỹ trong doanh nghiệp. Do đó, công việc thu quỹ của công ty vẫn do thủ quỹ quản lý.
Thủ quỹ sẽ chịu trách nhiệm mua các nguyên vật liệu theo đề xuất của bộ phận kho, các phiếu thu chi và hóa đơn được bộ phận kho bao gồm kế toán kho hoặc thủ kho xác nhận, sau đó sẽ tiến hành đối chứng và trình lên ban lãnh đạo công ty ký duyệt. Sau khi được phê duyệt tiến hành thanh toán hóa đơn và chi tiền, ghi chép vào sổ sách và lưu trữ chứng từ.
– Xử lý rủi ro tài chính phát sinh: Trong quá trình thực hiện thu chi cho các hoạt động trong doanh nghiệp, sẽ có thể xảy ra những vấn đề tài chính phát sinh đòi hỏi thủ quỹ phải phối hợp với bộ phận kế toán để đề xuất phương án xử lý lên cấp trên để đưa ra chiến lược tài chính phù hợp hơn cho doanh nghiệp.
– Bên cạnh đó thủ quỹ cũng sẽ có các KPI như:
- Tỷ lệ giải quyết vấn đề ngay từ lần liên hệ đầu tiên (FCR).
- Chỉ số đánh giá sự hài lòng của nhân viên (Employee Satisfaction Index).
- Mức độ cam kết và thái độ của nhân viên (Employee Engagement Level).
>> Theo đó khi làm bản mô tả công việc của thủ quỹ bạn có thể lưu tâm đến vấn đề này để làm rõ quyền lợi của ứng viên và tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp mà vẫn đốc thủ thủ kho làm vượt năng lực dc giao.
>> Xem thêm: Cách xây dựng bản mô tả công việc phòng kế toán chuẩn chỉnh
Nắm rõ quyền hạn của thủ quỹ giúp bản mô tả công việc phản ánh rõ quyền hạn, nghĩa vụ thực tế
Quyền hạn của Thủ quỹ thường bao gồm các trách nhiệm và quyền hạn sau, tùy thuộc vào tổ chức hoặc doanh nghiệp. Những quyền hạn này có thể khác nhau tùy theo quy định của từng tổ chức hoặc công ty. Quyền yêu cầu kế toán đối chứng số liệu trên sổ sách kế toán khi cần đối chiếu kiểm kê. Quyền kiểm tra và xác nhận các chứng từ thanh toán, đảm bảo chúng phù hợp với quy định của tổ chức trước khi thực hiện chi trả. Quyền thực hiện các giao dịch tài chính bao gồm rút tiền, gửi tiền, và chuyển khoản giữa các tài khoản ngân hàng của tổ chức.
Mô tả công việc Thủ quỹ có giống mô tả công việc Kế toán thu chi không?
Có một điểm mà rất nhiều người làm mô tả công việc hay nhầm lẫn giữa công việc của thủ quỹ và công việc của kế toán thông thường. Mặc dù cả hai đều liên quan đến lĩnh vực tài chính, nhưng có những điểm khác biệt rõ ràng về vai trò và trách nhiệm. Dưới đây là sự so sánh chi tiết giữa hai vị trí này. Cụ thể sự khác biệt sẽ được nêu trong bảng sau:
Đặc điểm Thủ quỹ Kế toán thu chi Vai trò chính Quản lý tiền mặt Ghi nhận, phân loại, tổng hợp nghiệp vụ thu chi Mức độ chi tiết công việc Chi tiết, tập trung vào tiền mặt Tổng quan hơn, liên quan đến nhiều loại nghiệp vụ Kỹ năng Cẩn thận, trung thực, kiến thức cơ bản về kế toán Kiến thức sâu rộng về kế toán, phân tích số liệu Mối quan hệ Cung cấp số liệu cho kế toán thu chi Sử dụng dữ liệu từ thủ quỹ để lập báo cáo tài chính
Bộ câu hỏi bạn có thể tham khảo để tối ưu bản mô tả công việc và sử dụng trong quá trình phỏng vấn
Khi xin việc khâu phỏng vấn luôn làm các ứng viên lo lắng. Để giúp bạn giảm bớt sự căng thẳng cũng như có sự chuẩn bị kỹ trước buổi phỏng vấn, bạn có thể xem qua những câu hỏi thường gặp sau dành cho vị trí thủ quỹ:
- Công việc cơ bản của người thủ quỹ là gì?
- Trách nhiệm quan trọng nhất của một thủ quỹ là gì?
- Bạn có kinh nghiệm làm việc liên quan đến quản lý thu chi tiền mặt không?
- Bạn tìm kiếm, cập nhật kiến thức gì về công việc này?
- Nếu có sự chênh lệch số liệu với kế toán, bạn sẽ xử lý thế nào?
- Nếu có sự gian lận từ một ai đó gây ra thâm hụt quỹ, bạn sẽ làm thế nào?
- Những khó khăn của một thủ quỹ thường gặp là gì? Nếu rơi vào tình huống đó bạn xử lý thế nào?
- Hãy mô tả quy trình thanh toán một nghiệp vụ chi hoặc thu tại công ty?
- Hãy mô tả quy trình kiểm tra, đối chiếu chứng từ trước khi xuất hoặc nhập tiền vào quỹ?
- Nếu tiền trong quỹ bị thiếu hụt so với báo cáo, bạn sẽ xử lý thế nào? Nếu có người nghi ngờ bạn về sự gian lận, bạn sẽ giải quyết sao?
Trên đây là bài viết tổng hợp chi tiết các phần mô tả công việc và một số lưu ý cần chú ý khi lập bảng mô tả công việc thủ quỹ. Vị trí thủ quỹ không đòi hỏi có chuyên môn nghiệp vụ cao, nhưng công việc này cần sự tỉ mỉ trong từng khâu giao dịch và thu chi tiền mặt của công ty.
Nếu bạn là một Kế toán trưởng, việc xây dựng và định hình bản mô tả công việc cho nhân sự phòng ban Kế toán là trách nhiệm của bạn.
Bên cạnh việc xây dựng mô tả công việc, Kế toán trưởng cần trang bị thêm các năng lực quan trọng như tư duy quản trị, khả năng thiết lập quy trình kiểm soát, lập kế hoạch ngân sách, phân tích tài chính doanh nghiệp, và hiểu biết sâu về dữ liệu quản trị để sử dụng hiệu quả. Đặc biệt, khả năng ứng dụng công nghệ trong việc lập và phân tích báo cáo là điều thiết yếu, giúp hỗ trợ chủ doanh nghiệp trong việc ra quyết định.
=> Tất cả những tư duy trên đều tạo nên combo sức mạnh của một Kế toán trưởng thực thụ và được nhiều tập đoàn săn đón. Tất cả combo sức mạnh này đều được chia sẻ trong khóa học: Khóa học Kế toán trưởng thực thụ
>> Tham khảo thêm khóa học liên quan khác:
Khóa học Lập và Phân tích Báo cáo quản trị
Khoá học Quản trị rủi ro và Kiểm soát nội bộ – Rủi ro không chỉ là mối nguy mà còn là cơ hội
Khoá học Hướng dẫn Lập kế hoạch ngân sách
Khóa học Phân tích Tài chính Doanh nghiệp chuyên sâu
Khoá học Hướng dẫn lập báo cáo tài chính hợp nhất trong các tập đoàn
