Định nghĩa đơn giản nhất về “Lưu trữ” trong Gmail
Trong Gmail, việc lưu trữ không có nghĩa là chuyển email vào một kho lưu trữ riêng biệt. Nó chỉ đơn giản là xóa nhãn Hộp thư đến. Đó là lý do tại sao tin nhắn biến mất khỏi Hộp thư đến nhưng vẫn có sẵn trong hộp thư của bạn.
Nói một cách đơn giản: Lưu trữ = ẩn email khỏi Hộp thư đến, nhưng vẫn giữ lại email đó.
Điều gì thực sự xảy ra khi bạn lưu trữ một email?
Nó rời khỏi Hộp thư đến, nhưng không bị xóa.
Gmail coi thao tác “Lưu trữ” như một thay đổi nhãn Hộp thư đến. Khi bạn lưu trữ, nhãn Hộp thư đến sẽ bị xóa và thư vẫn nằm trong mục Tất cả thư.
Nó vẫn có thể tìm kiếm được
Vì email vẫn còn trong hộp thư của bạn, chức năng tìm kiếm của Gmail vẫn có thể tìm thấy email đó bằng cách sử dụng người gửi, chủ đề hoặc từ khóa.
Các nhãn khác của bạn vẫn giữ nguyên.
Nếu email có nhãn như “Biên lai”, “Nhân sự” hoặc “Dự án”, việc lưu trữ sẽ không xóa các nhãn đó. Về cơ bản, Gmail chỉ xóa nhãn Hộp thư đến.
Các nội dung chính
- Chức năng Lưu trữ trong Gmail có nghĩa là: Gmail sẽ xóa nhãn Hộp thư đến. Email đó sẽ biến mất khỏi hộp thư đến của bạn nhưng vẫn tồn tại trong hộp thư của bạn.
- Nơi lưu trữ: Bạn có thể tìm thấy email đã lưu trữ trong mục Tất cả thư (và bất kỳ nhãn nào bạn đã áp dụng).
- Lý do mọi người sử dụng: Dọn dẹp hộp thư đến mà không làm mất nội dung tin nhắn.
- Điểm khác biệt quan trọng: Việc lưu trữ email trên Gmail không giống với việc lưu trữ email theo tiêu chuẩn tuân thủ quy định được sử dụng trong các chương trình quản lý hồ sơ của chính phủ và giáo dục.
Tình huống nhỏ: Bạn hoàn thành một cuộc trao đổi với bộ phận Nhân sự về quy trình hội nhập nhân viên mới. Bạn không muốn giữ nó trong Hộp thư đến nữa, nhưng có thể cần đến sau này. Bạn lưu trữ nó. Cuộc trao đổi biến mất khỏi Hộp thư đến, nhưng vẫn còn trong Tất cả thư và kết quả tìm kiếm.
Cách tìm email đã lưu trữ trong Gmail (và khôi phục chúng)
Tìm kiếm email đã lưu trữ (trên máy tính hoặc web)
- Mở Gmail.
- Trong menu bên trái, mở mục Tất cả thư.
- Hãy tìm tin nhắn không được gắn nhãn là đang ở trong Hộp thư đến (nhãn Hộp thư đến đã bị xóa).
Tìm email đã lưu trữ (ứng dụng di động)
- Mở ứng dụng Gmail.
- Nhấn vào biểu tượng menu.
- Nhấn vào Tất cả thư.
- Hãy sử dụng chức năng tìm kiếm nếu cần.
Chuyển email đã lưu trữ trở lại Hộp thư đến
Thêm lại nhãn Hộp thư đến. Trong hầu hết các ứng dụng Gmail, thao tác này hiển thị là “Chuyển đến Hộp thư đến”. Về cơ bản, bạn đang đảo ngược hành động lưu trữ bằng cách áp dụng lại nhãn Hộp thư đến.
Lưu trữ so với xóa trong Gmail
Hoạt động Những gì nó Tốt nhất cho Nguy cơ lưu trữ Xóa nhãn Hộp thư đến; thư vẫn nằm trong mục Tất cả thư và có thể tìm kiếm được. Dọn dẹp hộp thư đến mà không làm mất thông tin Bạn có thể quên mất sự tồn tại của nó nếu không gắn nhãn hoặc tìm kiếm kỹ. Xóa bỏ Chuyển email vào Thùng rác (sẽ bị xóa vĩnh viễn nếu thùng rác được dọn sạch). Những tin nhắn rác thực sự và những tin nhắn bạn không bao giờ cần nữa. Việc xóa nhầm có thể gây mất thời gian và làm mất ngữ cảnh.
Nếu mục tiêu của bạn là bảo vệ hồ sơ, sẵn sàng cho kiểm toán hoặc lưu trữ dựa trên chính sách, thì tính năng “Lưu trữ” của Gmail không phải là công cụ bạn đang tìm kiếm. Nó chỉ là thay đổi giao diện hộp thư đến, chứ không phải là một chương trình quản lý hồ sơ.
Vì sao thuật ngữ “lưu trữ” lại có ý nghĩa khác nhau trong chính phủ và giáo dục
Trong sử dụng Gmail hàng ngày, việc lưu trữ có nghĩa là “dọn dẹp hộp thư đến của tôi”. Trong khu vực công và giáo dục đại học, việc lưu trữ thường nằm trong bối cảnh quản lý hồ sơ và bảo mật thông tin, nơi mà rủi ro cao hơn: lịch trình lưu giữ, khám phá pháp lý, yêu cầu hồ sơ công khai và nghĩa vụ bảo mật.
Ví dụ cấp liên bang: email được xem như một bản ghi, chứ không chỉ là một tin nhắn.
Cục Lưu trữ và Quản lý Hồ sơ Quốc gia Hoa Kỳ (NARA) nêu rõ rằng các cơ quan liên bang phải quản lý hồ sơ, bao gồm cả email và tin nhắn điện tử, như một phần của hướng dẫn quản lý hồ sơ liên bang.
Điều này có nghĩa là trên thực tế: các cơ quan cần có các phương pháp thu thập, lưu trữ và truy xuất bền vững. Chỉ riêng thao tác “Xóa nhãn Hộp thư đến” không đáp ứng được các yêu cầu đó.
Ví dụ trong lĩnh vực giáo dục: lưu trữ và hủy bỏ dữ liệu như một phần của việc bảo vệ quyền riêng tư của học sinh.
Các nguồn tài liệu về bảo mật thông tin học sinh của Bộ Giáo dục Hoa Kỳ bao gồm hướng dẫn về việc lưu giữ và hủy bỏ dữ liệu trong bối cảnh hồ sơ giáo dục và các vấn đề liên quan đến FERPA (Đạo luật về quyền riêng tư của học sinh và sinh viên).
Dịch cho giám đốc CNTT: việc lưu trữ dữ liệu không chỉ đơn thuần là sao lưu. Nó bao gồm chính sách, kiểm soát truy cập và việc loại bỏ dữ liệu một cách có trách nhiệm.
Góc nhìn quốc tế: việc lưu trữ dữ liệu phải song hành với quyền riêng tư.
Ngay cả bên ngoài Hoa Kỳ, các tổ chức cân bằng giữa việc lưu trữ và bảo mật (ví dụ: kỳ vọng về quyền xóa dữ liệu trong các chương trình bảo mật) thường cần các chính sách rõ ràng và quy trình làm việc có thể kiểm toán. Việc lưu trữ Gmail đơn thuần không phải là một biện pháp kiểm soát chính sách cấp doanh nghiệp.
Vì sao các ngành công nghiệp được quản lý quan tâm: sản xuất nhanh chóng và hồ sơ kiểm toán
Các cơ quan quản lý tài chính thường nhấn mạnh tầm quan trọng của việc cung cấp thông tin kịp thời và kiểm soát chặt chẽ trong các hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử. Ví dụ, các tài liệu của SEC mô tả việc lưu trữ hồ sơ của các công ty môi giới chứng khoán nhấn mạnh sự cần thiết phải cung cấp hồ sơ điện tử (và nhật ký kiểm toán, nếu có) ở định dạng dễ sử dụng khi được yêu cầu.
Solix phù hợp ở đâu
Nguyên tắc đầu tiên: tách biệt sự tiện lợi của hộp thư đến và việc lưu trữ có quy định. Chức năng “Lưu trữ” của Gmail rất tuyệt vời cho những cá nhân muốn có hộp thư đến gọn gàng. Các tổ chức, đặc biệt là trong chính phủ và giáo dục, cần việc lưu trữ, tìm kiếm và thực thi chính sách có quy định phù hợp với nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ của họ.
Solix tiếp cận việc lưu trữ và bảo quản dữ liệu như một phần của vòng đời dữ liệu được quản lý chặt chẽ, do đó nội dung có thể được:
- Có thể tìm thấy với siêu dữ liệu nhất quán
- Được quản lý theo chính sách về lưu trữ và truy cập.
- Sẵn sàng cho việc kiểm toán, truy xuất và báo cáo một cách hợp pháp.
- Sẵn sàng cho AI khi các tổ chức muốn sử dụng thông tin được quản lý cho phân tích và quy trình làm việc AI cấp doanh nghiệp.
Liên quan: Trí tuệ nhân tạo doanh nghiệp được quản trị
Nếu mục tiêu cuối cùng của bạn là quản lý thông tin nhằm hỗ trợ việc tuân thủ quy định, tìm kiếm thông tin và ứng dụng trí tuệ nhân tạo, hãy tìm hiểu thêm: AI doanh nghiệp Solix.
Lưu ý về tính minh bạch: Liên kết ở trên là trang sản phẩm của Solix. Bài viết này mang tính chất giáo dục và tập trung vào hành vi của Gmail, sau đó làm rõ lý do tại sao các môi trường được quản lý thường yêu cầu các biện pháp kiểm soát bổ sung ngoài các thao tác trong hộp thư đến Gmail.
Câu hỏi thường gặp: Chức năng “lưu trữ” trong Gmail nghĩa là gì?
Việc lưu trữ có xóa email đó trong Gmail không?
Không. Việc lưu trữ sẽ xóa nhãn Hộp thư đến, vì vậy thư sẽ không còn nằm trong Hộp thư đến nữa, nhưng nó vẫn còn trong hộp thư của bạn và có thể được tìm thấy trong Tất cả thư.
Email được lưu trữ ở đâu trong Gmail?
Chúng xuất hiện trong mục Tất cả thư (và dưới bất kỳ nhãn nào khác được áp dụng).
Làm thế nào để bỏ lưu trữ email?
Di chuyển nó trở lại Hộp thư đến bằng cách áp dụng lại nhãn Hộp thư đến (thường hiển thị là Di chuyển đến Hộp thư đến).
Chức năng “Lưu trữ” của Gmail có giống với việc lưu trữ email để tuân thủ quy định không?
Không. Lưu trữ Gmail là một thao tác sắp xếp hộp thư đến. Các chương trình của chính phủ và giáo dục thường yêu cầu các quy trình quản lý hồ sơ (lưu giữ, truy xuất, tiêu hủy có kiểm soát) được hướng dẫn bởi các cơ quan như NARA và các nguồn tài liệu về quyền riêng tư của Bộ Giáo dục Hoa Kỳ.
Lưu ý: Bài viết này chỉ mang tính chất thông tin và không cấu thành tư vấn pháp lý. Để biết lịch trình lưu giữ và các nghĩa vụ pháp lý, vui lòng tham khảo ý kiến nhóm pháp lý, tuân thủ và quản lý hồ sơ của bạn.
