Trong hoạt động hành chính và kinh doanh hiện nay, “cách đóng dấu chữ ký” là nội dung được nhiều tổ chức, cá nhân quan tâm nhằm đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản. Việc thực hiện đúng quy trình đóng dấu, ký chữ ký không chỉ nâng cao tính xác thực mà còn bảo vệ quyền lợi cho các bên liên quan. Bài viết sau MISA eSign sẽ hướng dẫn cách đóng dấu chữ ký chuẩn quy định pháp luật đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản cũng như tránh rủi ro pháp luật không đáng có.
1. Quy định pháp luật về con dấu và chữ ký
Hiểu đúng vai trò pháp lý của từng yếu tố là cơ sở để thực hiện cách đóng dấu chữ ký đúng quy định.
1.1. Giá trị pháp lý của con dấu
Con dấu đại diện cho tư cách pháp nhân của tổ chức, doanh nghiệp trong các quan hệ pháp lý. Khi một văn bản được đóng dấu, điều đó thể hiện rằng văn bản đó được ban hành dưới danh nghĩa pháp lý của tổ chức, không còn là hành vi cá nhân đơn lẻ.
Về mặt pháp lý, con dấu có vai trò xác lập tư cách pháp nhân của tổ chức, thể hiện thẩm quyền ban hành văn bản và xác nhận văn bản được phát hành dưới danh nghĩa pháp lý của đơn vị.
Con dấu thường xuất hiện trong:
- Hợp đồng kinh tế
- Văn bản hành chính
- Hồ sơ pháp lý
- Văn bản nội bộ có tính pháp lý
- Giao dịch truyền thống
Theo quy định pháp luật hiện hành, con dấu không còn mang tính “bắt buộc tuyệt đối” trong mọi loại văn bản trước đây. Tuy nhiên, trong nhiều giao dịch hành chính – pháp lý – truyền thống, con dấu vẫn là yếu tố xác thực quan trọng, giúp đảm bảo tính pháp lý và độ tin cậy của văn bản.
1.2. Giá trị pháp lý của chữ ký
Chữ ký lại mang bản chất pháp lý hoàn toàn khác. Chữ ký thể hiện ý chí cá nhân, sự cam kết và trách nhiệm pháp lý trực tiếp của người ký đối với nội dung văn bản. Một văn bản chỉ thực sự có hiệu lực pháp lý khi được ký bởi đúng người có thẩm quyền, đúng chức danh và đúng phạm vi trách nhiệm.
Về mặt pháp lý, chữ ký là yếu tố bắt buộc để văn bản có hiệu lực ràng buộc trách nhiệm đối với cá nhân ký tên, trong khi con dấu gắn với trách nhiệm của tổ chức.
Có thể thấy, con dấu và chữ ký là hai yếu tố xác lập giá trị pháp lý của văn bản nhưng có chức năng pháp lý độc lập, không thay thế cho nhau và không phải mọi văn bản đều bắt buộc phải có đủ cả hai.
Trước đây, việc xác nhận các văn bản, tài liệu thường được thực hiện thông qua đóng dấu và chữ ký tay, bảo đảm giá trị pháp lý cũng như tính xác thực của văn bản. Tuy nhiên, cùng với sự phát triển của chuyển đổi số, phương thức ký số đã trở thành giải pháp hiện đại, được pháp luật cho phép, giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả quản lý. Trong đó, MISA eSign là một trong những giải pháp chữ ký số tiên tiến, đáp ứng đầy đủ các quy định pháp luật về giao dịch điện tử, đảm bảo an toàn, bảo mật và giá trị pháp lý tương đương với hình thức ký truyền thống.
→ NHẬN TƯ VẤN MIỄN PHÍ VỀ PHẦN MỀM CHỮ KÝ SỐ MISA ESIGN ←
2. Cách đóng dấu và chữ ký
2.1. Vị trí đóng dấu
Tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP có quy định về cách đóng dấu và chữ ký được như sau:
- Vị trí: Đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái
- Thứ tự đóng dấu: Người có thẩm quyền thực hiện ký trước rồi mới đóng dấu
- Con dấu: Phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ
Trên thực tế, vị trí phổ biến và đúng quy chuẩn nhất là bên trái chữ ký.
Nguyên tắc cốt lõi của việc xác định vị trí đóng dấu là: phải thể hiện được mối liên kết pháp lý giữa tư cách pháp nhân (dấu) và ý chí cá nhân (chữ ký) trên cùng một văn bản.
2.2. Thứ tự đóng dấu
Thứ tự chuẩn trong quy trình hành chính và pháp lý là: Ký trước – đóng dấu sau.
Chữ ký luôn là căn cứ pháp lý gốc. Chỉ khi văn bản đã có chữ ký hợp lệ thì con dấu mới phát sinh giá trị pháp lý xác thực.
Việc đóng dấu trước rồi mới ký, hoặc đóng dấu khi chưa có chữ ký, đều là sai quy trình và có thể làm mất giá trị pháp lý của văn bản.Về bản chất pháp lý, con dấu không có giá trị “xác nhận nội dung” nếu nội dung đó chưa được cá nhân có thẩm quyền ký xác lập trách nhiệm.
Có thể bạn quan tâm:
- Quy định về hình ảnh, mẫu chữ ký số trên văn bản điện tử
- Chữ ký điện tử là gì? Quy định và cách đăng ký sử dụng
3. Cách đóng dấu có vị trí khác
Đóng dấu giáp lai
Tại Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về sử dụng dấu giáp lai như sau:
Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
Đóng dấu treo
Tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định rõ về việc đóng dấu treo như sau:
Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
Trước đây, quy trình xác nhận văn bản, tài liệu trong nội bộ tổ chức hoặc giữa các đối tác thường bắt buộc trải qua các bước ký tay, đóng dấu, lưu hồ sơ giấy tờ. Cách thức này vừa tốn thời gian, công sức trong khâu in, trình ký, quản lý, lưu trữ, vừa tiềm ẩn rủi ro thất lạc, giả mạo chữ ký, con dấu. Bên cạnh đó, yêu cầu di chuyển giữa các bên để ký hồ sơ nhiều khi gây chậm trễ, ảnh hưởng tiến độ công việc, đặc biệt trong bối cảnh giao dịch từ xa ngày càng phổ biến.
Trước những thách thức đó, việc chuyển đổi từ ký tay, đóng dấu truyền thống sang sử dụng chữ ký số là xu hướng tất yếu, phù hợp định hướng chuyển đổi số quốc gia. Pháp luật Việt Nam hiện hành công nhận giá trị pháp lý của chữ ký số, tạo nền tảng vững chắc để các tổ chức, doanh nghiệp ứng dụng rộng rãi phương thức này trong giao dịch điện tử, ký số văn bản, hợp đồng.
MISA eSign là giải pháp chữ ký số hiện đại do MISA phát triển, tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số, đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn bảo mật thông tin. Khi sử dụng MISA eSign, cá nhân, tổ chức có thể ký số mọi lúc, mọi nơi trên môi trường số, đồng thời đảm bảo tính toàn vẹn, xác thực và giá trị pháp lý của văn bản, tài liệu. Đây cũng là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp nâng cao hiệu suất quản trị, tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa nguồn lực và đáp ứng yêu cầu giao dịch điện tử hiện đại.
Nếu có nhu cầu sử dụng phần mềm chữ ký số từ xa MISA eSign, quý khách hàng hãy đăng ký nhận báo giá và tư vấn miễn phí tại đây:
